Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng trong quản lý điều hành doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 đến nay đã khá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Theo thống kê cả nước có khoảng trên 5,000 doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống này và đã đạt chứng nhận.

Trong quá trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn này các doanh nghiệp hầu như chỉ tập trung vào việc thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là chính mà ít quan tâm vào tìm hiểu vận dụng tám nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng. Điều này dẫn đến hiệu quả trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng kém đi, đôi khi việc áp dụng còn bị lệch lạc do chưa nắm rõ bản chất của vấn đề có thể gây ra những ngộ nhận và ngày càng xa rời trong công tác áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ tập trung riêng cho chất lượng của sản phẩm làm ra của doanh nghiệp mà nó bao gồm hầu như mọi yếu tố, nguồn lực và các quá trình để tạo ra được những sản phẩm chất lượng như mong muốn từ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm các tiêu chuẩn ISO 9000, ISO 9001 và ISO 9004) mà trong đó doanh nghiệp áp dụng và chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 được xây dựng trên 8 nguyên tắc cơ bản:

1. Hướng vào khách hàng: 

Mọi tổ chức (doanh nghiệp) đều phụ thuộc khách hàng của mình và vì thế cần hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt hơn sự mong đợi của họ. Nghĩa là khách hàng chấp nhận sản phẩm của doanh nghiệp thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển.

2. Sự lãnh đạo:

 Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức, lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn toàn lôi cuốn mọi người tham gia đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nghĩa là muốn hoạt động của mọi người được thực hiện theo đúng định hướng của doanh nghiệp thì nhà lãnh đạo, nhà quản lý phải có sự định hướng, dẫn dắt, kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết các hoạt động quản lý của mình.

3. Sự tham gia của mọi người:

Mọi người ở tất cả các cấp là là yếu tố của một tổ chức và việc huy động họ tham gia đầy đủ sẽ giúp cho việc sử dụng năng lực của họ vì lợi ích tổ chức. Nghĩa là sức mạnh của doanh nghiệp được tính bằng sự đóng góp của mọi thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp, con người là yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp, cần phải biết cách sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và tạo điều kiện cho mọi người tham gia, cống hiến khả năng của mình.

4. Cách tiếp cận quá trình:

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Nghĩa là mỗi doanh nghiệp đều phải vận hành nhiều quá trình khác nhau trong hoạt động của nó từ mua nguyên liệu cho đến sản xuất, bán hàng,…, cần phải biết xác định, sắp xếp và phối hợp các nguồn lực, quá trình trong doanh nghiệp cho các hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.

5. Cách tiếp cận hệ thống đối với quản lý:

Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ đem lại hiệu lực và hiệu quả của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Nghĩa là cần nắm rỏ các nhu cầu khách hàng, xây dựng các định hướng,  mục tiêu cụ thể, sắp xếp và thực hiện các quá trình, các nguồn lực sử dụng hợp lý, kiểm soát thực hiện, đo lường, ngăn ngừa rủi ro và điều chỉnh cải tiến, có một cấu trúc hệ thống thích hợp để đảm bảo chất lượng cho mọi hoạt động doanh nghiệp.

6. Cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức. Nghĩa là sự cải tiến, phát triển sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và tiến xa hơn, đây cũng là qui luật cơ bản của sinh tồn.

7. Quyết định:

Mọi quyết định có hiệu quả được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Nghĩa là các quyết định của ban lãnh đạo, ban quản lý sẽ ảnh hưởng đến mọi hoạt động và sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, nên mọi quyết định cần phải dựa trên cơ sở khoa học và thực tế, phải có đầy đủ thông tin và dữ liệu để tránh sai lầm.

8. Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng: 

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị. Nghĩa là doanh nghiệp và nhà cung ứng có thể san xẻ hay cộng chung nhau về rủi ro cũng như thành tựu để cùng phát triển, sản phẩm của nhà cung cấp chính là một phần sản phẩm của doanh nghiệp.

Toàn bộ nội dung các nguyên tắc trên sẽ được chuyển tải đầy đủ trong nội dung khóa học ISO 9001:2015 và hướng dẫn cách thức vận hành, kiểm soát toàn bộ hệ thống. Đồng thời với đội ngũ tư vấn gồm các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực chất lượng sẽ cùng đồng hành với doanh nghiệp tạo ra một hệ thống quản lý chất lượng hoàn chỉnh và đạt chứng nhận quốc tế.

Tạp chí Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng