5S là gì? Lợi ích của 5S

Khóa học 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.

Thuật ngữ 5S theo tiếng Nhật là: “Seri”, “Seition”, “Seiso”, Seiketsu" và “Shitsuke” và được hiểu theo tiếng Việt cũng là 5S: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, Săn sóc” và “Sẵn sàng”.

1/ Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
+ Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

2/ Ý nghĩa của hoạt động 5S

5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những doanh nghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn 5S xuất phát từ nhu cầu:

- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở
- Nâng cao chất lượng cuộc sống
- Nâng cao năng suất
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

3/ Lợi ích của 5S:

* Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
* Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
* Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
* Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
* Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
* Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp
của mình.
* Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
* Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
* Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
* Giảm chi phí (C – Cost)
* Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
* Đảm bảo an toàn (S – Safety)
* Nâng cao tinh thần (M – Morale)
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

4/ Lý do ngày càng có nhiều người tham gia thực hiện 5S

* 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi qui mô doanh nghiệp
* 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
* Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
* Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau:
* Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
* Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
* Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
* Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
* Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
* Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
* Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao
* Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
* Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
* Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) không sạch sẽ
* Tinh thần làm việc của công nhân kém
* Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình

5/ Mục tiêu chính của chương trình 5S

5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp
Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
* Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
* Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
* Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
* Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

6/ Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

* Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.
* Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.
* Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.
* Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.