Quy trình tư vấn ISO (phần 1)

Khi doanh nghiệp bạn cảm thấy việc quản lý, kiểm soát hay điều hành công việc chưa đạt được như mong muốn, bạn hãy chọn một hệ thống quản lý cần thiết và việc lựa chọn đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để cùng họ xây dựng hệ thống quản lý cho phù hợp. Sau đây là một số thông tin Viện UCI chia sẻ với bạn về cách lựa chọn một đơn vị tư vấn đạt chuẩn chất lượng.

Áp dụng cho các hệ thống quản lý theo: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001,....

Các tiêu chí đánh giá lựa chọn đơn vị tư vấn

1. Xem xét hồ sơ chào giá của đơn vị tư vấn gửi: Yêu cầu hồ sơ phải rõ ràng (không mù mờ) có lộ trình thực hiện có nêu rõ các hạng mục thực hiện một cách rõ ràng thời gian thực hiện, số ngày công thực hiện...

2. Kinh nghiệm / tính chuyên nghiệp của đơn vị tư vấn: Cần xem danh sách khách hàng mà họ đã tư vấn, đối tượng khách hàng lớn hay nhỏ tập trung là khách hàng nước ngoài hay trong nước...(bạn có thể chọn vài khách hàng lớn mà bạn biết trong danh sách để kiểm chứng bằng nhiều cách cũng có thể yêu cầu cung cấp bằng chứng như hợp đồng tư vấn...).

3. Thành lập ban đánh giá (Ban Giám Đốc & trưởng các phòng ban) đánh giá trực tiếp chuyên gia tư vấn thông qua buổi gặp mặt / thuyết trình của chuyên gia tư vấn.

4. Giá cả cũng là một vấn đề cần xem xét nhưng giá thấp quá bạn sẽ không chọn được chuyên gia có nhiều kinh nghiệm được. Nếu kinh phí của bạn có hạn bạn có thể chọn dịch vụ đào tạo sau đó bạn tự xây dựng hệ thống cũng là một lựa chọn.

5.  Hình thức thanh toán các đơn vị tư vấn thông thường yêu cầu tạm ứng/ thanh toán sau khi ký kết hợp đồng nhưng bạn cũng có thể thương lượng yêu cầu đợt 1 sau khi đã thực hiện thử dịch vụ & phần còn lại sau khi nhận chứng nhận khoảng 30%.

6.  Các yêu cầu khác sau khi đạt chứng nhận như hỗ trợ đánh giá nội bộ định kỳ hàng năm để nâng cao hệ thống bạn cũng cần xem xét đến.

Phân biệt giữa đào tạo, tư vấn & đánh giá cấp chứng nhận

Đào tạo: là hoạt động chỉ chuyên về diễn giải lý thuyết thời gian ngắn (thông thường 2 đến 3 ngày) bạn có thể tham dự các khóa đào tạo của chúng tôi sau đó tự xây dựng hệ thống để tiết kiệm chi phí so với gói tư vấn.
Có 2 dạng đào tạo:

Bạn thuê chuyên gia về đào tạo tại công ty của bạn.
Cử người đến các trung tâm tham gia.

Tư vấn: là hoạt động bao gồm nhiều hạng mục bao gồm cả đào tạo (tham khảo kế hoạch tư vấn) kể cả việc hướng dẫn biên soạn tài liệu & hướng dẫn áp dụng và cải tiến hệ thống cho đến khi đánh giá đạt được chứng nhận.

Đánh giá: là hoạt động được thực hiện bởi tổ chức độc lập có uy tín sau khi bạn đã xây dựng xong hệ thống nếu đánh giá thành công công ty bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận do tổ chức đánh giá cấp.

Hợp đồng tư vấn & hợp đồng tư vấn đánh giá
Hợp đồng tư vấn là hợp đồng mà công ty bạn ký kết với đơn vị tư vấn (không bao gồm chi phí và trách nhiệm đánh giá).

Hợp đồng tư vấn & đánh giá là hợp đồng ký kết luôn 2 phần tư vấn xong đơn vị tư vấn có trách nhiệm thuê đơn vị đánh giá đã được thỏa thuận tiếp tục đánh giá.

Sơ đồ về thời gian của hoạt động tư vấn & đánh giá
Sơ bộ về hoạt động chứng nhận & và công nhận

Lời kết: Viện UCI là một trong những Viện hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo và tư vấn quản lý chất lượng toàn diện theo tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, HACCP, SA8000, GAP và các mô hình quản lý: Lean Management, 6 Sigma, JIT, KPI, 5S,… Đặc biệt với năng lực tư vấn và đào tạo hệ thống quản lý cải tiến Kaizen (theo tác quyền của tập đoàn Kaizen quốc tế và Viện UCI là đơn vị duy nhất tại Việt Nam tư vấn và đào tạo). Viện UCI cam kết mang lại chất lượng toàn diện nhất trong phạm vi quốc gia và khu vực.

Viện UCI tổng hợp tài liệu