Hỏi đáp về các hệ thống tiêu chuẩn ISO

Nhằm giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam đang tìm hướng đi phát triển bền vững, Viện UCI đã tổng hợp một số câu hỏi - đáp về "Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng" với nội dung chi tiết từ cơ sở từ vựng đến các vấn đề cụ thể của từng bộ tiêu chuẩn sẽ giúp nhà quản trị lựa chọn hướng đi đúng đắn phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Hỏi: Làm thế nào để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 một cách có hiệu lực và hiệu quả ?

Trả lời: Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 một cách có hiệu lực và hiệu quả cần có sự cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo phải quyết tâm thực hiện, lãnh đạo phải hiểu về hệ thống quản lý này, thực hiện duy trì và cải tiến liên tục có như vậy thì hệ thống này mới mang lại hiệu quả. Thông thường các doanh nghiệp làm ISO nhưng lãnh đạo chưa thấu hiểu về ISO, cấp dưới làm theo ISO nhưng cấp trên thì không, nên hệ thống không những không hiệu quả mà còn lãng phí….

 2. Hỏi: Công ty chúng tôi đã có chứng nhận ISO 9001: 2000 được gần 2 năm rồi giờ chúng tôi muốn chuyển sang phiên bản mới ISO 9001: 2008 chúng tôi phải làm gì? Nếu mời đơn vị tư vấn đào tạo thì cần học bao nhiêu buổi?

 Trả lời: Công ty bạn cần đào tạo lại nhận thức tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2008, nhận biết các điểm mới (yêu cầu mới) của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

Tiến hành chỉnh sửa tài liệu: sổ tay, quy trình…để phù hợp với các yêu cầu mới của ISO 9001: 2008

Bạn có thể mời đơn vị tư vấn đến đào tạo sự khác nhau của 2 phiên bản trong vòng 1buổi hay 1 ngày còn nếu đào tạo lại tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 thì cần khoảng 2-3 ngày.

Phần chỉnh sửa tài liệu cho đánh giá tuỳ thuộc vào tài liệu của bạn nhiều hay ít thông thường tốn chừng 1 ngày công.

 3. Hỏi: Công ty chúng tôi đã có ISO 9001: 2000 được 2 năm rồi (còn 1 lần đánh giá giám sát cuối) như vậy chúng tôi có nên chuyển sang phiên bản ISO 9001: 2008 không?

 Trả lời: Phiên bản ISO 9001: 2000 đến cuối năm 2010 mới hết hiệu lực nên công ty bạn có thể giữ phiên bản ISO 9001: 2000 tiếp cho đến khi chứng nhận hết hiệu lực rồi chuyển luôn trong lần đánh giá chứng nhận mới hoạc có thể đăng ký với tổ chức chứng nhận đánh giá chứng nhận mới ISO 9001: 2008 trong lần đánh giá giám sát tới cũng được (chú ý cân nhắc chi phí đánh giá sao cho tốt nhất).

 4. Hỏi: Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2008 và ISO 9001: 2000 (phiên bản cũ)?

 Trả lời: Về cấu trúc số điều khoản vẫn giữ như cũ từ 1. đến 8.5.3 (không có thay đổi về điều khoản)

Cơ bản tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 không khác nhiều so với phiên bản ISO 9001: 2000. Riêng một số đoạn có thay đổi như thêm vào, làm rõ ý, hay bỏ bớt …

 5. Hỏi: Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 khi đã ban hành chưa và khi nào có hiệu lực?

 Trả lời: Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 đã ban hành và có hiệu lực vào ngày 15/ 11/ 2008. Hiện đã được dịch sang tiếng Việt TCVN ISO 9001: 2008. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã hết hiệu lực vào cuối năm 2010 (sau 2 năm kể từ khi ban hành tiêu chuẩn mới). Và sắp tới chuẩn bị ra bộ Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

 6. Hỏi: Công ty quy mô như thế nào thì áp dụng ISO 90001:2008 được?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục 1.2 tiêu chuẩn này mang tính tổng quát, áp dụng cho mọi tổ chức (sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ, trường học hay hành chính công …) không phân biệt loại hình quy mô (lớn hay nhỏ) và sản phẩm cung cấp (lưu ý loại hình hoạt động mà luật định không cấm).

 7. Hỏi: Trang thiết bị nhà xưởng như thế nào thì áp dụng ISO?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục (6.3) thì tổ chức phải xác định cung cấp và duy trì trang thiết bị cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm. Nghĩa là tuỳ thuộc vào cấp độ chất lượng sản phẩm, tổ chức đã cam kết cung cấp cho khách hàng mà yêu cầu các thiết bị tương ứng các quá trình tạo sản phẩm phải phù hợp.

 8. Hỏi: Công ty chúng tôi chỉ làm về dịch vụ có xây dựng, áp dụng ISO 9001:2008 được không?

 Trả lời: Tất cả các tổ chức, không phân biệt loại hình sản xuất hay dịch vụ đều có thể áp dụng hế thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.

 9. Hỏi: Công ty tôi không có khâu “thiết kế” có áp dụng được ISO 9001:2008 không?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục 1.2 nếu tổ chức không áp dụng “thiết kế và phát triển” thì có thể xem như ngoạI lệ (không áp dụng 7.3). Lưu ý phải lý giải ngoại lệ nếu có (Ngoại lệ chỉ được giới hạn trong điều 7 và không có ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm).

 10. Hỏi: Giá tư vấn ISO 9001:2008 là bao nhiêu ?

 Trả lời: Giá tư vấn cho 1 hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 phụ thuộc vào quy mô tổ chức, mức độ phức tạp của các quá trình tạo ra sản phẩm, phạm vi áp dụng, và khoảng cách xa gần giữa các địa điểm của tổ chức, giữa tổ chức với đơn vị tư vấn …(Thông thường các tổ chức tư vấn hay đánh giá thường sẽ hỏi bạn các câu hỏi như: Công ty bạn có bao nhiêu địa điểm? bao nhiêu nhân viên? Làm việc mấy ca? sản phẩm là gì? Có thiết kế phát triển hay không?….rồi sẽ cho bạn báo giá)

 11. Hỏi: Sự khác nhau giữa tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận

Trả lời: Tổ chức tư vấn là tổ chức đến đào tạo, giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. 

Tổ chức chứng nhận là tổ chức có chức năng đánh giá cấp chứng nhận được công ty bạn chọn đến đánh giá sau khi công ty đã xây dựng xong hệ thống đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn. Sau cuộc đánh giá nếu thành công tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng nhận ISO 9001:2008.

 12. Hỏi: Thời gian xây dựng hệ thống ISO 9001:2008 là bao lâu?

 Trả lời: Thời gian xây dựng hệ thống quản lý chất lượng bao lâu nhanh hay chậm là phụ thuộc vào quyết tâm của ban lãnh đạo, mức độ phức tạp các quá trình của tổ chức và năng lực của nhân viên, các năm trước đây thời gian xây dựng hệ thống thông thường cho một tổ chức vừa và nhỏ là 1năm những năm gần đây thời gian có rút ngắn xuống còn 6 tháng đến 1 năm.

 13. Hỏi: Khác nhau giữa ISO 9000:2005; ISO 9001:2008; ISO 9004:2000?

 Trả lời: ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng ISO.

9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến.

 14. Hỏi: Chứng nhận ISO 9001:2008 có giá trị bao lâu?

 Trả lời: Chứng nhận ISO 9001:2008 có giá trị trong vòng 3 năm kể từ ngày cấp. Trong thời gian hiệu lực chứng nhận, định kỳ 9 tháng hoặc 1 năm tổ chức chứng nhận sẽ đến đánh giá giám sát định kỳ.

 15. Hỏi: Sau thời gian 3 năm chứng nhận hết hạn công ty tôi phải làm gì?

 Trả lời: Sau thời gian hiệu lực chứng nhận 3 năm bạn có thể liên lạc với tổ chức chứng nhận để được làm thủ tục đánh giá lại (có thể bạn không cần tư vấn nữa vì bạn đã có kinh nghiệm sau 3 năm thực hiện hệ thống).

 16. Hỏi: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có phải là tiêu chuẩn về chất lượng lượng sản phẩm?

 Trả lời: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là “Hệ thống quản lý chất lượng” chỉ đưa ra các yêu cần cần đáp ứng cho tổ chức nhằm kiểm soát các quá trình để ổn định chất lượng sản phẩm và nhằm đến sự thoả mãn khách hàng.

 17. Hỏi: Khác biệt giữa ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004; ISO 22000/ HACCP?

 Trả lời: ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng.

ISO 14001:2004: Hệ thống quản lý môi trường (kiểm soát nước thải, chất thải, bụi…).

ISO 22000: 2005: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

HACCP: Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn áp dụng cho tổ chức sản xuất/chế biến thực phẩm thức ăn đồ uống… (không phải là tiêu chuẩn áp dụng để cấp chứng nhận phù hợp).

 18. Hỏi: Công ty chúng tôi làm về chế biến thuỷ sản chúng tôi cần xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn nào ?

 Trả lời: Bạn có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 để kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm và HACCP code 2003 hay ISO 22000:2005 để kiểm soát mối nguy về an toàn vệ sinh thực phẩm.

Lưu ý: ISO 22000:2005 là tiêu chuẩn quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm nó không phải là sự kết hợp của ISO 9001:2008 và HACCP.

 19. Tổ chức nào cần xây dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001: 2008?

 - Tổ chức muốn khẳng định khả năng cung cấp các sản phẩm một cách ổn định đáp ứng các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp.

- Tổ chức muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hang.

- Tổ chức cần cải tiến liên tục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu.

- Tăng lợi nhuận, tăng sản phẩm và giảm sản phẩm hư hỏng, giảm lãng phí.

20. Hỏi: Xin cho tôi biết hiện nay trên thế giới và Việt Nam có bao nhiêu tổ chức chứng nhận ISO 14001, những nước nào có số chứng chỉ ISO 14001 cao nhất thế giới và số lượng chứng chỉ ISO 14001 của Việt Nam là bao nhiêu?  

Trả lời: Theo thống kê của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) thì trên thế giới có những tổ chức sau chứng nhận về ISO 14001:

ABS Quality Evaluations (ABS QE) (USA);

AENOR (Tây Ban Nha);

AFAQ-ASCERT International (Pháp);

AIB-Vinçotte International  (Bỉ);

Applus+ (LGAI) (Tây Ban Nha);

AQSR (USA);

BM TRADA Certification  (UK);

Theo điều tra mới nhất của ISO năm 2005 về chứng nhận ISO 14001 trên toàn cầu thì các nước sau có số lượng chứng chỉ ISO 14001 cao nhất đó là:  Nhật bản (23 466); Trung quốc (12 683); Tây Ban Nha (8 620); Italia (7 080); Vương quốc Anh (6 055); Mỹ (5 061); Hàn Quốc (4 955); Đức (4 440); Thụy Điển (3 6820; Pháp (3 289). Số lượng chứng chỉ ISO 14001 của Việt Nam là 127.

21. Hỏi: Tôi muốn biết khi áp dụng Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14000 cần phải làm theo các bước nào?

Trả lời: Các bước áp dụng ISO 14000

Bước 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch tiến hành dự án.

- Thành lập ban chỉ đạo dự án.

- Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường (EMR).

- Trang bị cho Ban chỉ đạo này các kiến thức cơ bản về môi trường và quản lý môi trường theo ISO 14001, mục đích của ISO 14001, lợi ích của việc thực hiện ISO 14001.

- Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường (IER).

- Lập kế hoạch hành động.

- Xây dựng chính sách môi trường và cam kết của lãnh đạo, tuyên bố cam kết này với toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty.

- Phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan.

- Đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường.

Bước 2: Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường.

- Trang bị kiến thức chi tiết về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 cho nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo.

- Xây dựng chương trình quản lý môi trường.

- Lập kế hoach cụ thể và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể cho việc xây dựng hệ thống.

-  Tổ chức đào tạo về hệ thống tài liệu và kỹ năng viết văn bản.

- Xem xét và cung cấp đầu vào cho những qui trình bằng văn bản nhằm bao quát các khía cạnh môi trường, các ảnh hưởng và các nhân tố của hệ thống quản lý môi trường.

-  Xây dựng Sổ tay quản lý môi trường.

Bước 3: Thực hiện và theo dõi hệ thống quản lý môi trường

- Đảm bảo về nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong tổ chức để thực hiện hệ thống quản lý môi trường một cách hiệu quả.

- Sử dụng các kỹ thuật Năng suất xanh như các công cụ hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động môi trường.

- Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường, thưc hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, các chương trình về môi trường, các qui trình và Sổ tay quản lý môi trường.

Bước 4: Đánh giá và Xem xét.

- Trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường cho lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của Công ty.

- Thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo.

- Thực hiện chương trình đánh giá hệ thống quản lý môi trường nội bộ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14000.

- Báo cáo kết quả của đợt đánh giá trên lên lãnh đạo để xem xét, thực hiện các hành động khắc phục.

Bước 5: Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống

- To chức tiến hành đánh giá trước chứng nhận để đảm bảo chất lượng của hệ thống.

- Lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và xin đăng ký chứng nhận.

- Chuẩn bị cho cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá thực trạng của tổ chức.

- Xem xét kết quả đánh giá ban đầu của cơ quan chứng nhận và thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp.

- Nhận chứng chỉ từ cơ quan chứng nhận.

Bước 6: Duy trì chứng chỉ.

- Thực hiện đánh giá nội bộ.

- Thực hiện các hành động khắc phục.

- Thực hiện đánh giá giám sát.

- Tổ chức các kỳ họp xem xét của lãnh đạo.

-  Không ngừng cải tiến.

 22. Hỏi: Hiện nay có các bộ tiêu chuẩn nào của Việt Nam về hệ thống quản lý môi trường còn hiệu lực, tôi có thể liên hệ để tham khảo ở đâu? 

Trả lời: Hiện có các Tiêu chuẩn Việt Nam về Hệ thống Quản lý Môi trường còn hiệu lực sau đây:

TCVN ISO 14001:2005 Hệ thống quản lý môi trường. Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng.

TCVN ISO 14004:2005 Hệ thống quản lý môi trường. Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ.

TCVN ISO 14010:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Nguyên tắc chung.

TCVN ISO 14011:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Thủ tục đánh giá. Đánh giá hệ thống quản lý môi trường.

TCVN ISO 14012:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Chuẩn cứ trình độ đối với chuyên gia đánh giá môi trường.

TCVN ISO 14020:2000 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Nguyên tắc chung.

TCVN ISO 14021:2003 Nhãn môi trường và công bố về môi trường. Tự công bố về môi trường (ghi nhãn môi trường kiểu II).

TCVN ISO 14024:2005 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Ghi nhãn môi trường kiểu 1. Nguyên tắc và thủ tục

TCVN ISO/TR 14025:2003 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Công bố về môi trường kiểu III.

TCVN ISO 14040:2000 Quản lý môi trường. Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Nguyên tắc và khuôn khổ.

TCVN ISO 14041:2000 Quản lý môi trường. Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Xác định mục tiêu, phạm vi và phân tích kiểm kê.

TCVN ISO 14050:2000 Quản lý môi trường. Từ vựng.

23. Hỏi: Tôi không hiểu hai thuật ngữ “certification body” và “registration body” có nghĩa giống nhau hay khác nhau? 

Trả lời: Thực ra trong lĩnh vực chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9000, ISO 14000…) thì hai thuật ngữ này đều được hiểu là giống nhau. Thuật ngữ “certification body” được một số nước sử dụng do các tổ chức này cấp chứng chỉ nhưng ở một số nơi khác họ thích nói là họ “đăng ký ” (register) chứng nhận với các tổ chức theo tiêu chuẩn ISO.

 24. Hỏi: Khi áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 14000 các doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích gì?

Trả lời: Khi các doanh nghiệp áp dụng Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14000, các doanh nghiệp có thể nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế; tăng cường hiệu suất nội bộ để thực hiện những tiêu chuẩn bắt buộc và tiêu chuẩn quốc tế về môi trường; tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực và giảm chi phí khắc phục sự cố môi trường; cải thiện mối quan hệ với cộng đồng dân cư và các cơ quan hữu quan; tăng cường sức khoẻ nhân viên, thúc đẩy nề nếp làm việc tốt; và cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm.

 25. Hỏi: Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001?

Trả lời: Có một hệ thống quản lý hiệu quả giúp Doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Giảm số lượng sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu.

Tạo dựng niềm tin của khách hàng.

Nâng cao uy tín của Doanh nghiệp trên thị trường.

Chứng chỉ ISO 9001 giúp Doanh nghiệp vượt qua những rào cản kỹ thuật thâm nhập vào thị trường thế giới.

26. Hỏi: cho biết các nguyên tắc của quản lý chất lượng?

Trả lời:

- Hướng vào khách hàng (Customer focus).
- Sự lãnh đạo (Leadership).
- Sự tham gia của mọi người (Involvement of people).
- Cách tiếp cận theo quá trình (Process Approach).
- Tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý (System approach to management).
- Cải tiến liên tục (Continual Improvement).
- Quyết định dựa trên sự kiện (Factual approach to decision making).
- Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng (Mutually Beneficial supplier relationships).

27. Hỏi: Quy trình triển khai xây dựng ISO cho doanh nghiệp bao gồm những gì?

Trả lời:

- Khảo sát thực trạng HTQLCL của công ty so với yêu cầu của ISO 9001:2008.

- Giai đoạn xây dựng hệ thống văn bản.

- Đào tạo.

- Tiến hành phê duyệt và phân phối tài liệu để áp dụng. Áp dụng hệ thống.

- Đào tạo, Hướng dẫn Đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo.

- Giai đoạn chứng nhận hệ thống (Khắc phục sau đánh giá chứng nhận (nếu có).

- Tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận & Khách hàng có chứng nhận.

Viện UCI