Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 trong 

doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề chất lượng hiện nay là những doanh nghiệp thành công trên thị trường. Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng và dịch vụ hậu mãi. Quan trọng hơn cả vẫn là chất lượng thỏa mãn khách hàng. Vì vậy việc lựa chọn áp dung tiêu chuẩn ISO 9001 là một công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra chất lượng dịch vụ tối ưu nhất. Một doanh nghiệp khi xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ nhận được những lợi ích như sau:

(1) Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất đó là nâng cao được hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác: Thông thường khi một doanh nghiệp nào đó đã có chứng nhận ISO 9001:2015 (tức là đã áp dụng ISO 9001:2015) khi “lỡ” thực hiện một công việc nào đó không tốt thường bị khách hàng hoặc đối tác của mình thốt lên rằng: “trời, công ty đã có ISO rồi mà làm việc như thế à?” đây hẳn nhiên là một lời phàn nàn, nhưng điều đó cho thấy trong tiềm thức của nhiều người, một công ty đã áp dụng ISO 9001 là một công ty có phong cách làm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơn những công ty chưa có ISO 9001.

(2) Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty. Khi áp dụng ISO 9001:2015 mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nổ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu.

(3) Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của mỗi nhân viên. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 khi đánh giá nhân viên để xem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và có tính thuyết phục, bởi vì:

a. Công ty luôn có dữ liệu về kết quả thực hiện công việc thực tế và dữ liệu về sự đóng góp của mỗi nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu của công ty.

b. Công ty luôn biết rõ năng lực của mỗi nhân viên trong công ty nhờ có quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự rõ ràng.

c. Khi một công bố khen thưởng hoặc xử phạt hoặc bổ nhiệm chức vụ mới được đưa ra luôn có những dữ liệu rõ ràng để chứng minh cá nhân được khen thưởng hoặc bị xử phạt xứng đáng với điều đó.

(4) Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên nhờ sự hiểu rõ sự đóng góp của mình đối với mục tiêu chất lượng. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được đào tạo để biết được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận, mỗi nhân viên có thể thấy được vai trò quan trọng của mình trong việc giúp công ty phát triển như thế nào. Vì vậy họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó, khi áp dụng ISO 9001:2015, trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi nhân viên được xác định rõ ràng và công bố rộng rãi trong toàn công ty, vì vậy sẽ giảm đi rất nhiều tình trạng đùng đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau.

(5) Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong công ty phát huy thế mạnh của một công ty có nhiều kinh nhiệm. Một công ty có một vài người làm việc rất giỏi, kết quả luôn rất tốt, nhưng chỉ có vài người đó làm tốt, còn lại những người khác thì không thể đạt được kết quả như họ, vì chỉ có họ mới có đủ kinh nghiệm và kỹ năng xử lý công việc nhờ họ tích lũy kinh nghiệm từ rất lâu trước đây. Lúc này công ty đang gặp phải những rủi ro sau:

a. Giả sử những người này bị bệnh không thể làm việc, công việc chung của công ty sẽ bị ảnh hưởng xấu.

b. Công ty sẽ “khốn đốn” nếu những người nhân viên này nghỉ làm, thậm chí làm việc cho công ty đối thủ.

c. Công ty không thể mở rộng quy mô. Khi công ty mở rộng quy mô, tất nhiên công ty cần thêm vài người giỏi như họ, nhưng công ty không thể có người vì vậy không thể mở rộng quy mô.

d. Xuất hiện một môi trường bất công, bất mãn. Có thể những người nhân viên giỏi này vi phạm các quy định của công ty nhưng công ty không thể xử phạt thích đáng vì sợ họ nghỉ việc thì không có ai thay thế.

e. Những người nhân viên giỏi nghỉ việc vì kiệt sức. Chính vì họ không thể thay thế nên họ không thể được nghỉ phép để nghỉ ngơi và lâu ngày họ sẽ dần kiệt sức vì công việc, có thể họ sẽ xin nghỉ việc để được nghỉ ngơi, công ty lại khốn đốn!

Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các vấn đề phát sinh đều phải được ghi nhận lại, sau đó công ty phải phân tích và tìm kiếm nguyên nhân để đề ra biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại một lần nữa với cùng nguyên nhân cũ. Các kinh nghiệm và cách xử lý phải được chuyển hóa thành quy trình hướng dẫn công việc, những vấn đề phát sinh sẽ được đào tạo lại cho tât cả các bộ phận liên quan. Nhờ đó sẽ hạn chế tình trạng nên trên.

(6) Năng lực của nhân viên trong công ty ngày càng nâng cao hơn, nhờ đó kết quả công việc ngày càng tốt hơn. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được xác định những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cần phải có để đảm nhận công việc, những nhân viên chưa đạt yêu cầu sẽ được công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện để những nhân viên này có đủ năng lực thực hiện tốt công việc.

(7) Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc. Trong một công ty có áp dụng và duy trì ISO 9001:2015, những công việc phức tạp sẽ có hướng dẫn công việc, những công việc cần sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau sẽ có quy trình hướng dẫn cụ thể, … tất cả các nhân viên tham gia công việc đều phải đọc và làm theo những quy trình/hướng dẫn công việc đó. Nhờ vậy các công việc có tính chuẩn hóa cao, những trường hợp như “quên”, “nhớ lầm”, “bỏ sót”, “không biết nên làm bị sai”, “chưa có ai hướng dẫn” sẽ ít đi.

(8) Nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận công việc. Khi áp dụng ISO 9001:2015, công ty sẽ dễ dàng đào tạo nhân viên mới hơn và cũng mất ít thời gian để đào tạo hơn nhờ tất cả các công việc đều có quy trình, hướng dẫn công việc. Nhân viên mới khi thực hiện công việc cũng ít sai sót hơn nhờ vào quy trình, hướng dẫn sẵn có.

(9) Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm. Tất cả các công việc đều được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và ngày càng nâng cao, kết quả là chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ ngày càng ổn định.

(10) Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 sẽ buộc phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, công ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình, số lần hàng hóa mua vào không đạt yêu cầu sẽ giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả về do kém chất lượng), …. sẽ giảm đi rất nhiều.

(11) Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu:

a. Mỗi sai sót diễn ra đều làm cho công ty phát sinh chi phí, các chi phí đó có thể là thực hiện lại công việc, phế phẩm, đền bù cho khách hàng, mất uy tín, khách hàng cũ bỏ đi, ngừng sản xuất vì phải trả lại nguyên vật liệu kém chất lượng cho nhà cung cấp,… khi công ty áp dụng ISO 9001:2015, các sai sót giảm đi, đồng nghĩa chi phí kém chất lượng ít đi, chi phí giảm tất nhiên lợi nhuận tăng mà không cần phải bán được nhiều thêm sản phẩm.

b. Khi áp dụng ISO 9001:2015, gần như tất cả công việc đều được chuẩn hóa nhờ nhờ chuẩn hóa nên mọi nhân viên trong công ty dễ dàng phát hiện những vấn đề bất hợp lý trong công việc, từ đó cải tiến làm cho công việc thực hiện nhanh hơn với kết quả tốt hơn. Năng suất tăng đồng nghĩa chi phí trên một sản phẩm giảm xuống và lợi nhuận của công ty tăng lên.

(12) Cải thiện uy tín của tổ chức thông qua việc ngày càng nâng cao khả năng thỏa mãn khách hàng: Khi áp dụng ISO 9001, gần như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có quy trình, tiêu chuẩn công việc rõ ràng, đồng thời mọi nhân viên trước khi đảm nhận công việc đều được đào tạo trước khi được phép đảm nhận công việc. Vì vậy “khả năng sai sót trong công việc” của các doanh nghiệp đã có chứng nhận ISO 9001 sẽ ít hơn nhiều so trước đây. Bước đầu tiên và đơn giản nhất trong việc thỏa mãn khách hàng đó là càng giảm sai sót trong công việc càng nhiều càng tốt và ISO 9001 hoàn toàn giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó.

(13) Có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn. Khi đã áp dụng ISO 9001:2015 vào công ty của mình, Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc) có thể yên tâm công ty hoạt động hiệu quả, người Giám đốc có được nhiều thời gian để tìm hiểu thêm về thị trường, kết nối các mối quan hệ quan trọng, hoặc đơn giản tham gia các buổi hội thảo để có thêm kiến thức, tầm nhìn từ đó hoạch định ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả của công ty. Các hợp đồng lớn thường đến từ các mối quan hệ của Giám đốc, vì vậy Giám đốc có nhiều thời gian để giao tiếp bên ngoài sẽ làm tăng cơ hội ký được những hợp đồng lớn cho công ty.

(14) Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán ra. Từ lợi ích nêu trên, sẽ không khó để nhận thấy lợi ích này:

a. ISO 9001:2015 giúp cho doanh nghiệp được sự tin tưởng từ khách hàng (xem lợi ích số 1) sẽ ưu tiên lựa chọn mua hàng/dịch vụ của công ty.

b. Khách hàng cũ hài lòng tiếp tục mua hàng/dịch vụ của công ty.

c. Khách hàng cũ hài lòng về công ty nên có thể giới thiệu để công ty có thêm khách hàng mới.

d. Chứng nhận ISO 9001:2015 được giới thiệu trong chương trình quảng cáo có thể giúp chương trình quảng cáo hiệu quả hơn.

e. Có nhiều lợi thế, cơ hội ký được hợp đồng khi tham gia đấu thầu.

f. Dễ dàng hơn khi chào hàng với những khách hàng lớn (vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại). Tất cả các công ty lớn, công ty đa quốc gia đều ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp đã áp dụng và được chứng nhận ISO 9001:2015.

g. Bán được nhiều hàng hóa/dịch vụ hơn nhờ năng lực nhân viên bán hàng tăng. Khi áp dụng  ISO 9001:2015, công ty buộc phải xác định năng lực của từng vị trí công việc, trong đó có các vị trí công việc kinh doanh, những nhân viên kinh doanh nào chưa đạt yêu cầu sẽ được đào tạo để tăng năng lực.

h. Có cơ hội xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Hầu hết tất cả các công ty ở Châu Âu và Châu Mỹ đều chỉ mua hàng của các nhà cung cấp đã có chứng nhận ISO 9001:2015.

(15) Dễ dàng áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác. Nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc áp dụng các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ với khách hàng) đã thất bại vì chưa áp dụng ISO 9001:2015 nhưng đã áp dụng các hệ thống này. Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các công việc, quá trình đều đã được chuẩn hóa thành quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, các dữ liệu đã được phân thành nhóm, vì thế khi áp dụng thêm ERP hoặc CMR mọi việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Tất cả những lợi ích của việc xây dựng hệ thống ISO 9001 đã cho chúng ta thấy được tính ưu việt vượt trội của phiên bản mới nhằm giúp hệ thống ISO 9001 nâng lên tầm cao mới. Chúng ta hãy cùng cập nhật kiến thức mới với khóa học Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với tên gọi mới “tư duy - rủi ro” chỉ có duy nhất tại Viện UCI.

Viện UCI tổng hợp