Các bước thực hành 5S

Khi thực hiện thực hành 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. Sau đây là các bước thực hiện 5S đầy đủ và chi tiết nhất.

Trước hết thuật ngữ 5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG” và theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”:

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.

SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

Các bước thực hành 5S

* Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng.
* Bước 2: Phát động chương trình.
* Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.
* Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri.
* Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày.
* Bước 6: Đánh giá định kỳ.

Mười điều gợi ý để thực hiện thành công 5S

* Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não .
* Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.
* Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến.
* Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến.
* Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến.
* Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.
* Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
* Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
* Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S.
* Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.
 

Khóa học 5S | Khoa dao tao thuc hanh 5S | khóa học thực hành 5S

Lời kết của UCI: Để thực hiện 5S hiệu quả thì trước hết hãy thực hiện trực tiếp cho bản thân mỗi người và rộng hơn là xung quanh nơi mình sinh sống, nơi làm việc và hơn thế nữa là thực hiện 5S cho bộ não (sắp xếp, sàn lọc tất cả các thông tin). Đó là những điểm quan trọng mà giảng viên UCI hướng đến và sẽ chỉ dẫn cách thức thực hành 5s là như thế nào là đúng và đạt hiệu quả nhất.

Công việc của QAQC sẽ làm những gì?

Để đạt hiệu quả trong tất cả các khâu sản xuất/dịch vụ thì cần phải có sự kiểm soát chất lượng (QC) để đảm bảo chất lượng (QA). Do đó, kỹ sư QAQC chắc chắn đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống của nhà máy sản xuất. Hãy cùng Viện UCI tìm hiểu về những lợi ích mà nghề QAQC mang lại cũng như định hướng nghề nghiệp tương lai các bạn nhé.

QA: Quality Assurance (Engineer) là kỹ sư đảm bảo chất lượng. 

  Công việc chính là thiết lập và xây dựng sổ tay và các quy trình về các hệ thống quản lý chất lượng tại nơi đang áp dụng. Ví dụ: hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000,... 

  Trong quy trình hệ thống chất lượng tại công ty thường áp dụng chia là 3 cấp (level): đứng đầu là chính sách chất lượng.

 - Cấp I : Sổ tay chất lượng.

 - Cấp II : Quy trình hệ thống chất lượng.

 - Cấp III: Các quy trình áp dụng hay hướng dẫn công việc cho sản phẩm hoặc chi tiết gia công hoặc đang gia công.
 Ngoài ra nhân viên QA còn đảm trách các công việc như:
 - Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng hàng năm của công ty.

 - Tham gia các hoạt động cải tiến sản xuất.

 - Phối hợp với bên sản xuất khi có khách hàng đánh giá công ty.

 - Lưu hồ sơ và các chứng nhận năng lực theo quy trình và quy định (ví dụ: các báo cáo hồ sơ hoàn thành dự án).

 - Đánh giá nhà cung cấp, thầu phụ thực hiện các công việc hiện tại của công ty.

 - Thực hiện việc huấn luyện cho các bộ phận liên quan về việc áp dụng hệ thống, tiêu chuẩn và quy trình cũng như những thay đổi của hệ thống và quy trình cho phù hợp với yêu cầu thực tế.

 Quality Control (Engineer) là kỹ sư Quản lý chất lượng. 

 Đây là những người trực làm kiểm tra cho các sản phẩm thực tế từng công đoạn của sản xuất.
  - Lập kế hoạch kiểm tra.

  - Lưu hồ sơ các hạng mục kiểm tra.

  - Lập các báo cáo về sự không phù hợp xảy ra trong quá trình kiểm tra.

  - Lập các báo khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất, kiểm tra.

  - Kênh thông tin với giám sát khách hàng về tình hình chất lượng sản phẩm.
 Kỹ sư QC đòi hỏi phải có kiến thức về sản phẩm đang làm, hiểu nội dung bản vẽ, thứ tự các công đoạn sản xuất. Giám sát thường xuyên và trực tiếp tại hiện trường sản xuất.
 Ngoài ra, đối với phòng thí nghiệm thì nhiệm vụ của QC là quản lý toàn khâu trong từng quy trình, kiểm tra khuyết tật (lỗi) của sản phẩm,...

 Thấu hiểu từng tính năng và tầm quan trọng của QA và QC, Viện Nghiên Cứu Quản Trị Kinh Doanh đã phối hợp thật hiệu quả cả hai tính năng trên trong khóa học QAQC. Nội dung khóa học không những truyền tải đầy đủ cả hai chuyên ngành QA và QC mà còn giúp các bạn thực hành những kỹ năng như vận hành, kiểm tra, giám sát, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng một cách chuyên nghiệp.

UCI tổng hợp

Tiêu chuẩn FSSC 22000:2010

Hiệp hội Chứng nhận an toàn thực phẩm đã kết hợp hai tiêu chuẩn ISO 22000 và PAS 220 thành tiêu chuẩn FSSC 22000 (Chứng nhận hệ thống an toàn thực phẩm) và được tổ chức GFSI chấp thuận. Tiêu chuẩn FSSC 22000 được xem là tiêu chuẩn ngang cấp và có thể thay thế cho các tiêu chuẩn được công nhận trước đây bởi GFSI như BRC, IFS, SQF.

Bối cảnh Giới thiệu tóm tắt để FSSC 22000:2010

ISO 22000:2010 không được chấp thuận thông qua quá trình chuẩn GSFI chủ yếu bởi vì các yêu cầu cho các chương trình điều kiện tiên quyết để sản xuất thực phẩm không chi tiết trong các tiêu chuẩn, do phần lớn để phủ sóng toàn bộ chuỗi thức ăn của nó. Điều này dẫn để tiếp tục công việc đấu tranh của các nhà sản xuất thực phẩm lớn như Kraft, Nestlé, Danone và Unilever dưới sự bảo trợ của Liên đoàn các ngành công nghiệp thực phẩm và uống của Liên minh châu Âu (CIAA), dẫn đến giới thiệu trong năm 2008 của các PAS220: 2008 (chương trình điều kiện tiên quyết về an toàn thực phẩm cho sản xuất thực phẩm)

Tổ chức về an toàn thực phẩm được phát triển và có quyền sở hữu của tiêu chuẩn 22000:2010 FSSC chủ yếu dựa trên sự kết hợp của các yêu cầu của ISO 22000:2005 và PAS220: 2008. FSSC 22000:2010 đã nhận được sự công nhận đầy đủ bởi GSFI có thành công thông qua  quá trình đo điểm chuẩn.

Tiêu chuẩn FSSC 22000:2010 sử dụng cho đối tượng nào?

Không giống như ISO 22000, FSSC 22000:2010 là thiết kế đặc biệt cho các nhà sản xuất thực phẩm. Kế hoạch này dành cho đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của nhà sản xuất thực phẩm thuộc các diện sau:

• Sản phẩm động vật dễ bị hư hỏng, không bao gồm việc giết mổ và trước khi giết mổ (tức là thịt, gia cầm, trứng, sữa và các sản phẩm cá).

• Sản phẩm thực vật dễ bị hư hỏng (tức là trái cây tươi và nước trái cây tươi, bảo quản trái cây, rau quả tươi, rau bảo quản).

• Sản phẩm có tuổi thọ lâu ở nhiệt độ môi trường xung quanh (tức là sản phẩm đóng hộp, bánh quy, đồ ăn nhẹ, dầu, nước uống, đồ uống, mì, bột mì, đường, muối).

• (Sinh học) sản phẩm hóa chất cho sản xuất thực phẩm (tức là vitamin phụ gia và sinh nền văn hóa) nhưng không bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và công nghệ.

Lợi ích của việc đạt được chứng nhận để FSSC 22000:2010

• Hài lòng khách hàng - thông qua việc cung cấp các sản phẩm luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng bao gồm cả an toàn, chất lượng và luật lệ.

• Giảm các chi phí điều hành - thông qua cải tiến liên tục của các quá trình và kết quả là hiệu quả hoạt động.

• Hiệu quả hoạt động bằng cách tích hợp các chương trình điều kiện tiên quyết (PRP & OPRP), HACCP với Kế hoạch-Do-Check-Act triết lý của tiêu chuẩn ISO 9001 để tăng hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

• Cải thiện mối quan hệ của các bên liên quan - bao gồm cả nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp.

• Tuân thủ pháp luật - bởi sự hiểu biết làm thế nào theo luật định và quy định các yêu cầu tác động đến tổ chức và khách hàng của mình và kiểm tra việc tuân thủ thông qua kiểm toán nội bộ và đánh giá quản lý.

• Cải thiện quản lý rủi ro thông qua nhất quán hơn và truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

• Các thông tin kinh doanh đã được chứng minh - thông qua xác minh độc lập so với tiêu chuẩn công nhận.

• Khả năng để giành chiến thắng kinh doanh hơn - đặc biệt là các chi tiết kỹ thuật yêu cầu chứng nhận như là một điều kiện để cung cấp.

Viện UCI tổng hợp

Đối tượng nào cần học QA-QC?

Với những tính năng ưu việt của QA và QC mang lại hiệu quả trong ngành chất lượng thì các đối tượng có thể học QAQC như sau:

- Tất cả những người làm việc trong sản xuất, bảo dưỡng, lập kế hoạch, nhân viên dịch vụ kỹ thuật cũng như những người tham gia trong quá trình cải tiến.

- Mỗi đối tượng trong khu vực nhà máy sản xuất: Giám đốc,Tổ trưởng, Quản đốc,...
- Những cá nhân mong muốn trở thành chuyên gia đánh giá và kiểm soát chất lượng chuyên nghiệp.
- Sinh viên Đại học, Cao đẳng ,...

Với khóa học Chuyên gia đánh giá và kiểm soát chất lượng QAQC tại Viện UCI được thiết kế phù hợp cho các đối tượng nêu trên sẽ giúp các bạn thực hành những kỹ năng như vận hành, kiểm tra, giám sát, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng một cách chuyên nghiệp.

Viện UCI tổng hợp

Làm sao để quản lý hệ thống An toàn thực phẩm ?

Một danh mục thực phẩm với các chỉ tiêu kiểm nghiệm, tiêu chuẩn an toàn là vô cùng cần thiết. Nó không chỉ giúp các cơ quan quản lý vệ sinh thực phẩm biết để điều chỉnh hệ thống mà còn giúp người dân và cơ quan truyền thông giám sát được thực trạng vệ sinh an toàn thực phẩm, an tâm để lựa chọn thực phẩm.

Trong đó, bộ tiêu chuẩn ISO 22000 đang được các doanh nghiệp đem lại ưu thế cạnh tranh cao trong nước và tạo điều kiện cho việc xuất khẩu sang thị trường khó tính trên thế giới và nhiều lợi ích như:

• Tiêu chuẩn hóa toàn bộ hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có thể thay thế cho nhiều tiêu chuẩn khác nhau: GMP, HACCP, EUROGAP, BRC, SQF, IFS.
• Giảm chi phí bán hàng.
• Giảm tối đa các nguy cơ ngộ độc, kiện cáo, phàn nàn của khách hàng.
• Tăng cường uy tín, sự tin cậy, sự hài lòng của nhà phân phối, khách hàng.
• Cải thiện hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
• Thuận tiện trong việc tích hợp với các hệ thống quản lý khác (ISO 9001, ISO/IEC 17025, ISO 14000).

Bộ tiêu chuẩn ISO 22000

• ISO 22000:2007: Yêu cầu tiêu chuẩn cho mọi tổ chức trong chuỗi thực phẩm.
• ISO/TS 22004:2005: Hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn ISO 22000:2005.
• ISO/TS 22003:2007: Yêu cầu cho các tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
• ISO 22005:2007: Hệ thống xác định nguồn gốc thức ăn gia súc và thực phẩm.

      Và cùng hội nhập với nền công nghiệp nói chung và nền công nghiệp chế biến thực phẩm nói riêng, Viện UCI đã đào tạo hàng ngàn học viên lĩnh hội đầy đủ kiến thức và ứng dụng thực tiễn trong lĩnh vực An toàn thực phẩm, góp phần vào đội ngũ chuyên gia an toàn thực phẩm trong và ngoài nước.

Viện UCI tổng hợp

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001 trong 

doanh nghiệp.

Những doanh nghiệp chú trọng đến vấn đề chất lượng hiện nay là những doanh nghiệp thành công trên thị trường. Những tiêu chí để tạo nên sức cạnh tranh của doanh nghiệp bao gồm giá cả, chất lượng và dịch vụ hậu mãi. Quan trọng hơn cả vẫn là chất lượng thỏa mãn khách hàng. Vì vậy việc lựa chọn áp dung tiêu chuẩn ISO 9001 là một công cụ giúp doanh nghiệp tạo ra chất lượng dịch vụ tối ưu nhất. Một doanh nghiệp khi xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ nhận được những lợi ích như sau:

(1) Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất đó là nâng cao được hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác: Thông thường khi một doanh nghiệp nào đó đã có chứng nhận ISO 9001:2015 (tức là đã áp dụng ISO 9001:2015) khi “lỡ” thực hiện một công việc nào đó không tốt thường bị khách hàng hoặc đối tác của mình thốt lên rằng: “trời, công ty đã có ISO rồi mà làm việc như thế à?” đây hẳn nhiên là một lời phàn nàn, nhưng điều đó cho thấy trong tiềm thức của nhiều người, một công ty đã áp dụng ISO 9001 là một công ty có phong cách làm việc chuyên nghiệp và kết quả luôn tốt hơn những công ty chưa có ISO 9001.

(2) Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty. Khi áp dụng ISO 9001:2015 mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nổ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu.

(3) Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của mỗi nhân viên. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 khi đánh giá nhân viên để xem xét khen thưởng, nâng lương, bổ nhiệm đều dễ dàng và có tính thuyết phục, bởi vì:

a. Công ty luôn có dữ liệu về kết quả thực hiện công việc thực tế và dữ liệu về sự đóng góp của mỗi nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu của công ty.

b. Công ty luôn biết rõ năng lực của mỗi nhân viên trong công ty nhờ có quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự rõ ràng.

c. Khi một công bố khen thưởng hoặc xử phạt hoặc bổ nhiệm chức vụ mới được đưa ra luôn có những dữ liệu rõ ràng để chứng minh cá nhân được khen thưởng hoặc bị xử phạt xứng đáng với điều đó.

(4) Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên nhờ sự hiểu rõ sự đóng góp của mình đối với mục tiêu chất lượng. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được đào tạo để biết được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận, mỗi nhân viên có thể thấy được vai trò quan trọng của mình trong việc giúp công ty phát triển như thế nào. Vì vậy họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc. Bên cạnh đó, khi áp dụng ISO 9001:2015, trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi nhân viên được xác định rõ ràng và công bố rộng rãi trong toàn công ty, vì vậy sẽ giảm đi rất nhiều tình trạng đùng đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau.

(5) Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong công ty phát huy thế mạnh của một công ty có nhiều kinh nhiệm. Một công ty có một vài người làm việc rất giỏi, kết quả luôn rất tốt, nhưng chỉ có vài người đó làm tốt, còn lại những người khác thì không thể đạt được kết quả như họ, vì chỉ có họ mới có đủ kinh nghiệm và kỹ năng xử lý công việc nhờ họ tích lũy kinh nghiệm từ rất lâu trước đây. Lúc này công ty đang gặp phải những rủi ro sau:

a. Giả sử những người này bị bệnh không thể làm việc, công việc chung của công ty sẽ bị ảnh hưởng xấu.

b. Công ty sẽ “khốn đốn” nếu những người nhân viên này nghỉ làm, thậm chí làm việc cho công ty đối thủ.

c. Công ty không thể mở rộng quy mô. Khi công ty mở rộng quy mô, tất nhiên công ty cần thêm vài người giỏi như họ, nhưng công ty không thể có người vì vậy không thể mở rộng quy mô.

d. Xuất hiện một môi trường bất công, bất mãn. Có thể những người nhân viên giỏi này vi phạm các quy định của công ty nhưng công ty không thể xử phạt thích đáng vì sợ họ nghỉ việc thì không có ai thay thế.

e. Những người nhân viên giỏi nghỉ việc vì kiệt sức. Chính vì họ không thể thay thế nên họ không thể được nghỉ phép để nghỉ ngơi và lâu ngày họ sẽ dần kiệt sức vì công việc, có thể họ sẽ xin nghỉ việc để được nghỉ ngơi, công ty lại khốn đốn!

Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các vấn đề phát sinh đều phải được ghi nhận lại, sau đó công ty phải phân tích và tìm kiếm nguyên nhân để đề ra biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại một lần nữa với cùng nguyên nhân cũ. Các kinh nghiệm và cách xử lý phải được chuyển hóa thành quy trình hướng dẫn công việc, những vấn đề phát sinh sẽ được đào tạo lại cho tât cả các bộ phận liên quan. Nhờ đó sẽ hạn chế tình trạng nên trên.

(6) Năng lực của nhân viên trong công ty ngày càng nâng cao hơn, nhờ đó kết quả công việc ngày càng tốt hơn. Trong một công ty đã áp dụng ISO 9001:2015, mỗi người nhân viên đều được xác định những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cần phải có để đảm nhận công việc, những nhân viên chưa đạt yêu cầu sẽ được công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện để những nhân viên này có đủ năng lực thực hiện tốt công việc.

(7) Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc. Trong một công ty có áp dụng và duy trì ISO 9001:2015, những công việc phức tạp sẽ có hướng dẫn công việc, những công việc cần sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau sẽ có quy trình hướng dẫn cụ thể, … tất cả các nhân viên tham gia công việc đều phải đọc và làm theo những quy trình/hướng dẫn công việc đó. Nhờ vậy các công việc có tính chuẩn hóa cao, những trường hợp như “quên”, “nhớ lầm”, “bỏ sót”, “không biết nên làm bị sai”, “chưa có ai hướng dẫn” sẽ ít đi.

(8) Nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận công việc. Khi áp dụng ISO 9001:2015, công ty sẽ dễ dàng đào tạo nhân viên mới hơn và cũng mất ít thời gian để đào tạo hơn nhờ tất cả các công việc đều có quy trình, hướng dẫn công việc. Nhân viên mới khi thực hiện công việc cũng ít sai sót hơn nhờ vào quy trình, hướng dẫn sẵn có.

(9) Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm. Tất cả các công việc đều được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và ngày càng nâng cao, kết quả là chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ ngày càng ổn định.

(10) Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào. Một công ty áp dụng ISO 9001:2015 sẽ buộc phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, công ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình, số lần hàng hóa mua vào không đạt yêu cầu sẽ giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả về do kém chất lượng), …. sẽ giảm đi rất nhiều.

(11) Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu:

a. Mỗi sai sót diễn ra đều làm cho công ty phát sinh chi phí, các chi phí đó có thể là thực hiện lại công việc, phế phẩm, đền bù cho khách hàng, mất uy tín, khách hàng cũ bỏ đi, ngừng sản xuất vì phải trả lại nguyên vật liệu kém chất lượng cho nhà cung cấp,… khi công ty áp dụng ISO 9001:2015, các sai sót giảm đi, đồng nghĩa chi phí kém chất lượng ít đi, chi phí giảm tất nhiên lợi nhuận tăng mà không cần phải bán được nhiều thêm sản phẩm.

b. Khi áp dụng ISO 9001:2015, gần như tất cả công việc đều được chuẩn hóa nhờ nhờ chuẩn hóa nên mọi nhân viên trong công ty dễ dàng phát hiện những vấn đề bất hợp lý trong công việc, từ đó cải tiến làm cho công việc thực hiện nhanh hơn với kết quả tốt hơn. Năng suất tăng đồng nghĩa chi phí trên một sản phẩm giảm xuống và lợi nhuận của công ty tăng lên.

(12) Cải thiện uy tín của tổ chức thông qua việc ngày càng nâng cao khả năng thỏa mãn khách hàng: Khi áp dụng ISO 9001, gần như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều có quy trình, tiêu chuẩn công việc rõ ràng, đồng thời mọi nhân viên trước khi đảm nhận công việc đều được đào tạo trước khi được phép đảm nhận công việc. Vì vậy “khả năng sai sót trong công việc” của các doanh nghiệp đã có chứng nhận ISO 9001 sẽ ít hơn nhiều so trước đây. Bước đầu tiên và đơn giản nhất trong việc thỏa mãn khách hàng đó là càng giảm sai sót trong công việc càng nhiều càng tốt và ISO 9001 hoàn toàn giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó.

(13) Có nhiều cơ hội hơn trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn. Khi đã áp dụng ISO 9001:2015 vào công ty của mình, Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc) có thể yên tâm công ty hoạt động hiệu quả, người Giám đốc có được nhiều thời gian để tìm hiểu thêm về thị trường, kết nối các mối quan hệ quan trọng, hoặc đơn giản tham gia các buổi hội thảo để có thêm kiến thức, tầm nhìn từ đó hoạch định ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả của công ty. Các hợp đồng lớn thường đến từ các mối quan hệ của Giám đốc, vì vậy Giám đốc có nhiều thời gian để giao tiếp bên ngoài sẽ làm tăng cơ hội ký được những hợp đồng lớn cho công ty.

(14) Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán ra. Từ lợi ích nêu trên, sẽ không khó để nhận thấy lợi ích này:

a. ISO 9001:2015 giúp cho doanh nghiệp được sự tin tưởng từ khách hàng (xem lợi ích số 1) sẽ ưu tiên lựa chọn mua hàng/dịch vụ của công ty.

b. Khách hàng cũ hài lòng tiếp tục mua hàng/dịch vụ của công ty.

c. Khách hàng cũ hài lòng về công ty nên có thể giới thiệu để công ty có thêm khách hàng mới.

d. Chứng nhận ISO 9001:2015 được giới thiệu trong chương trình quảng cáo có thể giúp chương trình quảng cáo hiệu quả hơn.

e. Có nhiều lợi thế, cơ hội ký được hợp đồng khi tham gia đấu thầu.

f. Dễ dàng hơn khi chào hàng với những khách hàng lớn (vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại). Tất cả các công ty lớn, công ty đa quốc gia đều ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp đã áp dụng và được chứng nhận ISO 9001:2015.

g. Bán được nhiều hàng hóa/dịch vụ hơn nhờ năng lực nhân viên bán hàng tăng. Khi áp dụng  ISO 9001:2015, công ty buộc phải xác định năng lực của từng vị trí công việc, trong đó có các vị trí công việc kinh doanh, những nhân viên kinh doanh nào chưa đạt yêu cầu sẽ được đào tạo để tăng năng lực.

h. Có cơ hội xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Hầu hết tất cả các công ty ở Châu Âu và Châu Mỹ đều chỉ mua hàng của các nhà cung cấp đã có chứng nhận ISO 9001:2015.

(15) Dễ dàng áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác. Nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc áp dụng các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ với khách hàng) đã thất bại vì chưa áp dụng ISO 9001:2015 nhưng đã áp dụng các hệ thống này. Khi áp dụng ISO 9001:2015, tất cả các công việc, quá trình đều đã được chuẩn hóa thành quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, các dữ liệu đã được phân thành nhóm, vì thế khi áp dụng thêm ERP hoặc CMR mọi việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Tất cả những lợi ích của việc xây dựng hệ thống ISO 9001 đã cho chúng ta thấy được tính ưu việt vượt trội của phiên bản mới nhằm giúp hệ thống ISO 9001 nâng lên tầm cao mới. Chúng ta hãy cùng cập nhật kiến thức mới với khóa học Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 với tên gọi mới “tư duy - rủi ro” chỉ có duy nhất tại Viện UCI.

Viện UCI tổng hợp

Vai trò và lợi ích của Logistics đối với hoạt động sản xuất kinh doanh

Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt là việc mở cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, logistic được các nhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp. Logistic tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt động của doanh nghiệp. Phát triển dịch vụlogistic một cách hiệu quả sẽ góp phần tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và nền kinh tế quốc gia.

I. Vai trò của logistics:

Là công cụ liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu (GVC-Global Value Chain) như cung cấp, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thị trường cho các hoạt động kinh tế. Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ,đặc biệt là việc mở cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển,logistics được các nhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp. Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt động của doanh nghiệp. Thế giới ngày nay được nhìn nhận như các nền kinh tế liên kết, trong đó các doanh nghiệp mở rộng biên giới quốc gia và khái niệm quốc gia về thương mại chỉ đứng hàng thứ 2 so với hoạt động của các doanh nghiệp, ví dụ như thị trường tam giác bao gồm 3 khu vực địa lý: Nhật, Mỹ-Canada và EU. Trong thị trường tam giác này, các công ty trở nên quan trọng hơn quốc gia vì quyền lực kinh tế của họ đã vượt quá biên giới quốc gia, quốc tịch của công ty đã trở nên mờ nhạt. Ví dụ như hoạt động của Toyota hiện nay, mặc dù phần lớn cổ đông của Toyota là người Nhật và thị trường quan trọng nhất của Toyota là Mỹ nhưng phần lớn xe Toyota bán tại Mỹ được sản xuất tại nhà máy của Mỹ thuộc sở hữu của Toyota. Như vậy, quốc tịch của Toyota đã bị mờ đi nhưng đối với thị trường Mỹ thì rõ ràng Toyota là nhà sản xuất một số loại xe ô tô và xe tải có chất lượng cao. Logistics có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chu trình lưu chuyển của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu,phụ kiện, … tới sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sử dụng. Từ thập niên 70 của thế kỷ XX, liên tiếp các cuộc khủng hoảng năng lượng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới chi phí, đặc biệt là chi phí vận chuyển. Trong nhiều giai đoạn, lãi suất ngân hàng cũng cao khiến các doanh nghiệp có nhận thức sâu sắc hơn về vốn, vì vốn bị đọng lại do việc duy trì quá nhiều hàng tồn kho. Chính trong giai đoạn này, cách thức tối ưu hóa quá trình sản xuất, lưu kho, vận chuyển hàng hóa được đặt lên hàng đầu. Và với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, logistics chính là một công cụ đắc lực để thực hiện điều này. Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh : Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiều bài toán hóc búa về nguồn nguyên liệu cung ứng, số lượng và thời điểm hiệu quả để bổ sung nguồn nguyên liệu, phương tiện và hành trình vận tải, địa điểm, khi bãi chứa thành phẩm,bán thành phẩm,… Để giải quyết những vấn đề này một cách có hiệu quả không thể thiếu vai trò của logistics vì logistics cho phép nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu trên để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng thời gian-địa điểm (just in time) : Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đã làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với dịch vụ vận tải giao nhận. Đồng thời, để tránh hàng tồn kho,doanh nghiệp phải làm sao để lượng hàng tồn kho luôn là nhỏ nhất. Kết quả là hoạt động lưu thông nói riêng và hoạt động logistics nói riêng phải đảm bảo yêu cầu giao hàng đúng lúc, kịp thời, mặt khác phải đảm bảo mục tiêu khống chế lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu. Sự phát triển mạnh mẽ của tin học cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả quá trình này trở nên hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, nhưng đồng thời cũng phức tạp hơn.

II. Lợi ích của dịch vụ logistics:

1. Dịch vụ logistics góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất, tăng cường sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp

Theo thống kê của một số tổ chức nghiên cứu về logistics cũng như Viện nghiên cứu logistics của Mỹ cho biết, chi phí cho hoạt động logistics chiếm tới khoảng 10-13% GDP ở các nước phát triển, con số này ở các nước đang phát triển thì cao hơn khoảng 15-20%. Theo thống kê của một nghiên cứu, hoạt động logistics trên thị trường Trung Quốc tăng trưởng với tốc độ bình quân là 33%/1 năm và ở Brazil là 20%/1 năm. Điều này cho thấy chi phí cho logistics là rất lớn. Vì vậy với việc hình thành và phát triển dịch vụ logistics là rất lớn. Vì vậy, với việc hình thành và phát triển dịch vụ logistics sẽ giúp các doanh nghiệp cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân giảm được chi phí trong chuỗi logistics, làm cho quá trình sản xuất kinh doanh tinh giản hơn và đạt hiệu quả hơn. Giảm chi phí trong sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh tinh giản, hiệu quả sản xuất kinh doanh được nâng cao góp phần tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Thực tế những năm qua tại các nước Châu Âu, chi phí logistics đã giảm xuống rất nhiều và còn có xu hướng giảm nữa trong các năm tới.

2. Dịch vụ logistics có tác dụng tiết kiệm và giảm chi phí trong hoạt động lưu thông phân phối

Giá cả hàng hóa trên thị trường chính bằng giá cả ở nơi sản xuất cộng với chi phí lưu thông. Chi phí lưu thông hàng hóa, chủ yếu là phí vận tải chiếm một tỷ lệ không nhỏ và là bộ phận cấu thành giá cả hàng hóa trên thị trường, đặc biệt là hàng hóa trong buôn bán quốc tế. Vận tải là yếu tố quan trọng của lưu thông. C. Mác đã từng nói “Lưu thông có ý nghĩa là hành trình thực tế của hàng hóa trong không gian được giải quyết bằng vận tải”. Vận tải có nhiệm vụ đưa hàng hóa đến nơi tiêu dùng và tạo khả năng để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa. Trong buôn bán quốc tế, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng khá lớn, theo số liệu thống kê của UNCTAD thì chi phí vận tải đường biển chiếm trung bình 10-15% giá FOB, hay 8-9% giá CIF. Mà vận tải là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống logistics cho nên dịch vụ logistics ngày càng hoàn thiện và hiện đại sẽ tiết kiệm cho phí vận tải và các chi phí khác phát sinh trong quá trình lưu thông dẫn đến tiết kiệm và giảm chi phí lưu thông. Nếu tính cả chi phí vận tải, tổng chi phí logistics (bao gồm đóng gói, lưu kho, vận tải, quản lý, …) ước tính chiếm tới 20% tổng chi phí sản xuất ở các nước phát triển, trong khi đó nếu chỉ tính riêng chi phí vận tải có thể chiếm tới 40% giá trị xuất khẩu của một số nước không có đường bờ biển.

3. Dịch vụ logistics góp phần gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận

Dịch vụ logistics là loại hình dịch vụ có quy mô mở rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt động vận tải giao nhận thuần túy. Trước kia, người kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận chỉ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ đơn giản, thuần túy và đơn lẻ. Ngày nay, do sự phát triển của sản xuất, lưu thông, các chi tiết của một sản phẩm có thể do nhiều quốc gia cung ứng và ngược lại một loại sản phẩm của doanh nghiệp có thể tiêu thụ tại nhiều quốc gia, nhiều thị trường khác nhau, vì vậy dịch vụ mà khách hàng yêu cầu từ người kinh doanh vận tải giao nhận phải đa dạng và phong phú. Người vận tải giao nhận ngày nay đã triển khai cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của khách hàng. Họ trở thành người cung cấp dịch vụ logistics (logistics service provider). Rõ ràng, dịch vụ logistics đã góp phần làm gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao nhận.

Theo kinh nghiệm ở những nước phát triển cho thấy, thông qua việc sử dụng dịch vụ logistics trọn gói, các doanh nghiệp sản xuất có thể rút ngắn thời gian từ lúc nhận đơn hàng cho đến lúc giao sản phẩm cho khách hàng từ 5-6 tháng xuống còn 2 tháng. Kinh doanh dịch vụ này có tỷ suất lợi nhuận cao gấp 3-4 lần sản xuất và gấp từ 1-2 lần các dịch vụ ngoại thương khác.

4. Logistics phát triển góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế.

Sản xuất có mục đích là phục vụ tiêu dùng, cho nên trong sản xuất kinh doanh, vấn đề thị trường luôn là vấn đề quan trọng và luôn được các nhà sản xuất và kinh doanh quan tâm. Các nhà sản xuất kinh doanh muốn chiếm lĩnh và mở rộng thị trường cho sản phẩm của mình phải cần sự hỗ trợ của dịch vụ logistics. Dịch vụ logistics có tác dụng như chiếc cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa trên các tuyến đường mới đến các thị trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra. Dịch vụ logistics phát triển có tác dụng rất lớn trong việc khai thác và mở rộng thị trường kinh doanh cho các doanh nghiệp.

5. Dịch vụ logistics phát triển góp phần giảm chi phí,hoàn thiện và tiêu chuẩn hóa chứng từ trong kinh doanh quốc tế

Thực tiễn, một giao dịch trong buôn bán quốc tế thường phải tiêu tốn các loại giấy tờ, chứng từ. Theo ước tính của Liên Hợp Quốc, chi phí về giấy tờ để phục vụ mọi mặt giao dịch thương mại trên thế giới hàng năm đã vượt quá 420 tỷ USD. Theo tính toán của các chuyên gia, riêng các loại giấy tờ, chứng từ rườm rà hàng năm khoản chi phí tiêu tốn cho nó cũng chiếm tới hơn 10% kim ngạch mậu dịch quốc tế, ảnh hưởng rất lớn tới các hoạt động buôn bán quốc tế. Logistics đã cung cấp các dịch vụ đa dạng trọn gói đã có tác dụng giảm rất nhiều các chi phí cho giấy tờ, chứng từ trong buôn bán quốc tế. Dịch vụ vận tải đa phương thức do người kinh doanh dịch vụ logistics cung cấp đã loại bỏ đi rất nhiều chi phí cho giấy tờ thủ tục, nâng cấp và chuẩn hóa chứng từ cũng như giảm khối lượng công việc văn phòng trong lưu thông hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả buôn bán quốc tế.

Ngoài ra, cùng với việc phát triển logistics điện tử (electronic logistics) sẽ tạo ra cuộc cách mạng trong dịch vụ vận tải và logistics, chi phí cho giấy tờ, chứng từ trong lưu thông hàng hóa càng được giảm tới mức tối đa, chất lượng dịch vụ logistics ngày càng được nâng cao sẽ thu hẹp hơn nữa cản trở về mặt không gian và thời gian trong dòng lưu chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa. Các quốc gia sẽ xích lại gần nhau hơn trong hoạt động sản xuất và lưu thông.

Hiểu được chức năng của logistic và cách thức khai thác triệt để tính hữu dụng của logistic mang lại? Tất cả đều được truyền tải trong khóa học Quản trị logistic và chuỗi cung ứng tại Viện UCI, học viên sẽ được cung cấp kiến thức từ hệ thống lý thuyết đến kỹ năng thực hành - đúng với ý nghĩa của hoạt động kết nối logic liên tục.  

Theo: logistics4vn