Hỏi đáp về các hệ thống tiêu chuẩn ISO

Nhằm giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam đang tìm hướng đi phát triển bền vững, Viện UCI đã tổng hợp một số câu hỏi - đáp về "Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng" với nội dung chi tiết từ cơ sở từ vựng đến các vấn đề cụ thể của từng bộ tiêu chuẩn sẽ giúp nhà quản trị lựa chọn hướng đi đúng đắn phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Hỏi: Làm thế nào để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 một cách có hiệu lực và hiệu quả ?

Trả lời: Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 một cách có hiệu lực và hiệu quả cần có sự cam kết của lãnh đạo. Lãnh đạo phải quyết tâm thực hiện, lãnh đạo phải hiểu về hệ thống quản lý này, thực hiện duy trì và cải tiến liên tục có như vậy thì hệ thống này mới mang lại hiệu quả. Thông thường các doanh nghiệp làm ISO nhưng lãnh đạo chưa thấu hiểu về ISO, cấp dưới làm theo ISO nhưng cấp trên thì không, nên hệ thống không những không hiệu quả mà còn lãng phí….

 2. Hỏi: Công ty chúng tôi đã có chứng nhận ISO 9001: 2000 được gần 2 năm rồi giờ chúng tôi muốn chuyển sang phiên bản mới ISO 9001: 2008 chúng tôi phải làm gì? Nếu mời đơn vị tư vấn đào tạo thì cần học bao nhiêu buổi?

 Trả lời: Công ty bạn cần đào tạo lại nhận thức tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2008, nhận biết các điểm mới (yêu cầu mới) của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.

Tiến hành chỉnh sửa tài liệu: sổ tay, quy trình…để phù hợp với các yêu cầu mới của ISO 9001: 2008

Bạn có thể mời đơn vị tư vấn đến đào tạo sự khác nhau của 2 phiên bản trong vòng 1buổi hay 1 ngày còn nếu đào tạo lại tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 thì cần khoảng 2-3 ngày.

Phần chỉnh sửa tài liệu cho đánh giá tuỳ thuộc vào tài liệu của bạn nhiều hay ít thông thường tốn chừng 1 ngày công.

 3. Hỏi: Công ty chúng tôi đã có ISO 9001: 2000 được 2 năm rồi (còn 1 lần đánh giá giám sát cuối) như vậy chúng tôi có nên chuyển sang phiên bản ISO 9001: 2008 không?

 Trả lời: Phiên bản ISO 9001: 2000 đến cuối năm 2010 mới hết hiệu lực nên công ty bạn có thể giữ phiên bản ISO 9001: 2000 tiếp cho đến khi chứng nhận hết hiệu lực rồi chuyển luôn trong lần đánh giá chứng nhận mới hoạc có thể đăng ký với tổ chức chứng nhận đánh giá chứng nhận mới ISO 9001: 2008 trong lần đánh giá giám sát tới cũng được (chú ý cân nhắc chi phí đánh giá sao cho tốt nhất).

 4. Hỏi: Sự khác nhau giữa tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2008 và ISO 9001: 2000 (phiên bản cũ)?

 Trả lời: Về cấu trúc số điều khoản vẫn giữ như cũ từ 1. đến 8.5.3 (không có thay đổi về điều khoản)

Cơ bản tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 không khác nhiều so với phiên bản ISO 9001: 2000. Riêng một số đoạn có thay đổi như thêm vào, làm rõ ý, hay bỏ bớt …

 5. Hỏi: Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 khi đã ban hành chưa và khi nào có hiệu lực?

 Trả lời: Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 đã ban hành và có hiệu lực vào ngày 15/ 11/ 2008. Hiện đã được dịch sang tiếng Việt TCVN ISO 9001: 2008. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã hết hiệu lực vào cuối năm 2010 (sau 2 năm kể từ khi ban hành tiêu chuẩn mới). Và sắp tới chuẩn bị ra bộ Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

 6. Hỏi: Công ty quy mô như thế nào thì áp dụng ISO 90001:2008 được?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục 1.2 tiêu chuẩn này mang tính tổng quát, áp dụng cho mọi tổ chức (sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ, trường học hay hành chính công …) không phân biệt loại hình quy mô (lớn hay nhỏ) và sản phẩm cung cấp (lưu ý loại hình hoạt động mà luật định không cấm).

 7. Hỏi: Trang thiết bị nhà xưởng như thế nào thì áp dụng ISO?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục (6.3) thì tổ chức phải xác định cung cấp và duy trì trang thiết bị cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm. Nghĩa là tuỳ thuộc vào cấp độ chất lượng sản phẩm, tổ chức đã cam kết cung cấp cho khách hàng mà yêu cầu các thiết bị tương ứng các quá trình tạo sản phẩm phải phù hợp.

 8. Hỏi: Công ty chúng tôi chỉ làm về dịch vụ có xây dựng, áp dụng ISO 9001:2008 được không?

 Trả lời: Tất cả các tổ chức, không phân biệt loại hình sản xuất hay dịch vụ đều có thể áp dụng hế thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.

 9. Hỏi: Công ty tôi không có khâu “thiết kế” có áp dụng được ISO 9001:2008 không?

 Trả lời: Theo ISO 9001:2008 mục 1.2 nếu tổ chức không áp dụng “thiết kế và phát triển” thì có thể xem như ngoạI lệ (không áp dụng 7.3). Lưu ý phải lý giải ngoại lệ nếu có (Ngoại lệ chỉ được giới hạn trong điều 7 và không có ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm).

 10. Hỏi: Giá tư vấn ISO 9001:2008 là bao nhiêu ?

 Trả lời: Giá tư vấn cho 1 hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 phụ thuộc vào quy mô tổ chức, mức độ phức tạp của các quá trình tạo ra sản phẩm, phạm vi áp dụng, và khoảng cách xa gần giữa các địa điểm của tổ chức, giữa tổ chức với đơn vị tư vấn …(Thông thường các tổ chức tư vấn hay đánh giá thường sẽ hỏi bạn các câu hỏi như: Công ty bạn có bao nhiêu địa điểm? bao nhiêu nhân viên? Làm việc mấy ca? sản phẩm là gì? Có thiết kế phát triển hay không?….rồi sẽ cho bạn báo giá)

 11. Hỏi: Sự khác nhau giữa tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận

Trả lời: Tổ chức tư vấn là tổ chức đến đào tạo, giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. 

Tổ chức chứng nhận là tổ chức có chức năng đánh giá cấp chứng nhận được công ty bạn chọn đến đánh giá sau khi công ty đã xây dựng xong hệ thống đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn. Sau cuộc đánh giá nếu thành công tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng nhận ISO 9001:2008.

 12. Hỏi: Thời gian xây dựng hệ thống ISO 9001:2008 là bao lâu?

 Trả lời: Thời gian xây dựng hệ thống quản lý chất lượng bao lâu nhanh hay chậm là phụ thuộc vào quyết tâm của ban lãnh đạo, mức độ phức tạp các quá trình của tổ chức và năng lực của nhân viên, các năm trước đây thời gian xây dựng hệ thống thông thường cho một tổ chức vừa và nhỏ là 1năm những năm gần đây thời gian có rút ngắn xuống còn 6 tháng đến 1 năm.

 13. Hỏi: Khác nhau giữa ISO 9000:2005; ISO 9001:2008; ISO 9004:2000?

 Trả lời: ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng ISO.

9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến.

 14. Hỏi: Chứng nhận ISO 9001:2008 có giá trị bao lâu?

 Trả lời: Chứng nhận ISO 9001:2008 có giá trị trong vòng 3 năm kể từ ngày cấp. Trong thời gian hiệu lực chứng nhận, định kỳ 9 tháng hoặc 1 năm tổ chức chứng nhận sẽ đến đánh giá giám sát định kỳ.

 15. Hỏi: Sau thời gian 3 năm chứng nhận hết hạn công ty tôi phải làm gì?

 Trả lời: Sau thời gian hiệu lực chứng nhận 3 năm bạn có thể liên lạc với tổ chức chứng nhận để được làm thủ tục đánh giá lại (có thể bạn không cần tư vấn nữa vì bạn đã có kinh nghiệm sau 3 năm thực hiện hệ thống).

 16. Hỏi: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có phải là tiêu chuẩn về chất lượng lượng sản phẩm?

 Trả lời: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là “Hệ thống quản lý chất lượng” chỉ đưa ra các yêu cần cần đáp ứng cho tổ chức nhằm kiểm soát các quá trình để ổn định chất lượng sản phẩm và nhằm đến sự thoả mãn khách hàng.

 17. Hỏi: Khác biệt giữa ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004; ISO 22000/ HACCP?

 Trả lời: ISO 9001:2008: Hệ thống quản lý chất lượng.

ISO 14001:2004: Hệ thống quản lý môi trường (kiểm soát nước thải, chất thải, bụi…).

ISO 22000: 2005: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

HACCP: Phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn áp dụng cho tổ chức sản xuất/chế biến thực phẩm thức ăn đồ uống… (không phải là tiêu chuẩn áp dụng để cấp chứng nhận phù hợp).

 18. Hỏi: Công ty chúng tôi làm về chế biến thuỷ sản chúng tôi cần xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn nào ?

 Trả lời: Bạn có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 để kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm và HACCP code 2003 hay ISO 22000:2005 để kiểm soát mối nguy về an toàn vệ sinh thực phẩm.

Lưu ý: ISO 22000:2005 là tiêu chuẩn quản lý an toàn vệ sinh thực phẩm nó không phải là sự kết hợp của ISO 9001:2008 và HACCP.

 19. Tổ chức nào cần xây dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001: 2008?

 - Tổ chức muốn khẳng định khả năng cung cấp các sản phẩm một cách ổn định đáp ứng các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp.

- Tổ chức muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hang.

- Tổ chức cần cải tiến liên tục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu.

- Tăng lợi nhuận, tăng sản phẩm và giảm sản phẩm hư hỏng, giảm lãng phí.

20. Hỏi: Xin cho tôi biết hiện nay trên thế giới và Việt Nam có bao nhiêu tổ chức chứng nhận ISO 14001, những nước nào có số chứng chỉ ISO 14001 cao nhất thế giới và số lượng chứng chỉ ISO 14001 của Việt Nam là bao nhiêu?  

Trả lời: Theo thống kê của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) thì trên thế giới có những tổ chức sau chứng nhận về ISO 14001:

ABS Quality Evaluations (ABS QE) (USA);

AENOR (Tây Ban Nha);

AFAQ-ASCERT International (Pháp);

AIB-Vinçotte International  (Bỉ);

Applus+ (LGAI) (Tây Ban Nha);

AQSR (USA);

BM TRADA Certification  (UK);

Theo điều tra mới nhất của ISO năm 2005 về chứng nhận ISO 14001 trên toàn cầu thì các nước sau có số lượng chứng chỉ ISO 14001 cao nhất đó là:  Nhật bản (23 466); Trung quốc (12 683); Tây Ban Nha (8 620); Italia (7 080); Vương quốc Anh (6 055); Mỹ (5 061); Hàn Quốc (4 955); Đức (4 440); Thụy Điển (3 6820; Pháp (3 289). Số lượng chứng chỉ ISO 14001 của Việt Nam là 127.

21. Hỏi: Tôi muốn biết khi áp dụng Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14000 cần phải làm theo các bước nào?

Trả lời: Các bước áp dụng ISO 14000

Bước 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch tiến hành dự án.

- Thành lập ban chỉ đạo dự án.

- Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường (EMR).

- Trang bị cho Ban chỉ đạo này các kiến thức cơ bản về môi trường và quản lý môi trường theo ISO 14001, mục đích của ISO 14001, lợi ích của việc thực hiện ISO 14001.

- Thực hiện đánh giá ban đầu về môi trường (IER).

- Lập kế hoạch hành động.

- Xây dựng chính sách môi trường và cam kết của lãnh đạo, tuyên bố cam kết này với toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty.

- Phân tích và xem xét những khía cạnh môi trường và những ảnh hưởng của chúng, so sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan.

- Đặt ra những mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình quản lý môi trường.

Bước 2: Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường.

- Trang bị kiến thức chi tiết về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 cho nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo.

- Xây dựng chương trình quản lý môi trường.

- Lập kế hoach cụ thể và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể cho việc xây dựng hệ thống.

-  Tổ chức đào tạo về hệ thống tài liệu và kỹ năng viết văn bản.

- Xem xét và cung cấp đầu vào cho những qui trình bằng văn bản nhằm bao quát các khía cạnh môi trường, các ảnh hưởng và các nhân tố của hệ thống quản lý môi trường.

-  Xây dựng Sổ tay quản lý môi trường.

Bước 3: Thực hiện và theo dõi hệ thống quản lý môi trường

- Đảm bảo về nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong tổ chức để thực hiện hệ thống quản lý môi trường một cách hiệu quả.

- Sử dụng các kỹ thuật Năng suất xanh như các công cụ hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động môi trường.

- Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường, thưc hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, các chương trình về môi trường, các qui trình và Sổ tay quản lý môi trường.

Bước 4: Đánh giá và Xem xét.

- Trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường cho lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của Công ty.

- Thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo.

- Thực hiện chương trình đánh giá hệ thống quản lý môi trường nội bộ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14000.

- Báo cáo kết quả của đợt đánh giá trên lên lãnh đạo để xem xét, thực hiện các hành động khắc phục.

Bước 5: Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống

- To chức tiến hành đánh giá trước chứng nhận để đảm bảo chất lượng của hệ thống.

- Lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và xin đăng ký chứng nhận.

- Chuẩn bị cho cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá thực trạng của tổ chức.

- Xem xét kết quả đánh giá ban đầu của cơ quan chứng nhận và thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp.

- Nhận chứng chỉ từ cơ quan chứng nhận.

Bước 6: Duy trì chứng chỉ.

- Thực hiện đánh giá nội bộ.

- Thực hiện các hành động khắc phục.

- Thực hiện đánh giá giám sát.

- Tổ chức các kỳ họp xem xét của lãnh đạo.

-  Không ngừng cải tiến.

 22. Hỏi: Hiện nay có các bộ tiêu chuẩn nào của Việt Nam về hệ thống quản lý môi trường còn hiệu lực, tôi có thể liên hệ để tham khảo ở đâu? 

Trả lời: Hiện có các Tiêu chuẩn Việt Nam về Hệ thống Quản lý Môi trường còn hiệu lực sau đây:

TCVN ISO 14001:2005 Hệ thống quản lý môi trường. Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng.

TCVN ISO 14004:2005 Hệ thống quản lý môi trường. Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ.

TCVN ISO 14010:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Nguyên tắc chung.

TCVN ISO 14011:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Thủ tục đánh giá. Đánh giá hệ thống quản lý môi trường.

TCVN ISO 14012:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường. Chuẩn cứ trình độ đối với chuyên gia đánh giá môi trường.

TCVN ISO 14020:2000 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Nguyên tắc chung.

TCVN ISO 14021:2003 Nhãn môi trường và công bố về môi trường. Tự công bố về môi trường (ghi nhãn môi trường kiểu II).

TCVN ISO 14024:2005 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Ghi nhãn môi trường kiểu 1. Nguyên tắc và thủ tục

TCVN ISO/TR 14025:2003 Nhãn môi trường và công bố môi trường. Công bố về môi trường kiểu III.

TCVN ISO 14040:2000 Quản lý môi trường. Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Nguyên tắc và khuôn khổ.

TCVN ISO 14041:2000 Quản lý môi trường. Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Xác định mục tiêu, phạm vi và phân tích kiểm kê.

TCVN ISO 14050:2000 Quản lý môi trường. Từ vựng.

23. Hỏi: Tôi không hiểu hai thuật ngữ “certification body” và “registration body” có nghĩa giống nhau hay khác nhau? 

Trả lời: Thực ra trong lĩnh vực chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9000, ISO 14000…) thì hai thuật ngữ này đều được hiểu là giống nhau. Thuật ngữ “certification body” được một số nước sử dụng do các tổ chức này cấp chứng chỉ nhưng ở một số nơi khác họ thích nói là họ “đăng ký ” (register) chứng nhận với các tổ chức theo tiêu chuẩn ISO.

 24. Hỏi: Khi áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 14000 các doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích gì?

Trả lời: Khi các doanh nghiệp áp dụng Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14000, các doanh nghiệp có thể nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế; tăng cường hiệu suất nội bộ để thực hiện những tiêu chuẩn bắt buộc và tiêu chuẩn quốc tế về môi trường; tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực và giảm chi phí khắc phục sự cố môi trường; cải thiện mối quan hệ với cộng đồng dân cư và các cơ quan hữu quan; tăng cường sức khoẻ nhân viên, thúc đẩy nề nếp làm việc tốt; và cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm.

 25. Hỏi: Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001?

Trả lời: Có một hệ thống quản lý hiệu quả giúp Doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Giảm số lượng sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu.

Tạo dựng niềm tin của khách hàng.

Nâng cao uy tín của Doanh nghiệp trên thị trường.

Chứng chỉ ISO 9001 giúp Doanh nghiệp vượt qua những rào cản kỹ thuật thâm nhập vào thị trường thế giới.

26. Hỏi: cho biết các nguyên tắc của quản lý chất lượng?

Trả lời:

- Hướng vào khách hàng (Customer focus).
- Sự lãnh đạo (Leadership).
- Sự tham gia của mọi người (Involvement of people).
- Cách tiếp cận theo quá trình (Process Approach).
- Tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý (System approach to management).
- Cải tiến liên tục (Continual Improvement).
- Quyết định dựa trên sự kiện (Factual approach to decision making).
- Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng (Mutually Beneficial supplier relationships).

27. Hỏi: Quy trình triển khai xây dựng ISO cho doanh nghiệp bao gồm những gì?

Trả lời:

- Khảo sát thực trạng HTQLCL của công ty so với yêu cầu của ISO 9001:2008.

- Giai đoạn xây dựng hệ thống văn bản.

- Đào tạo.

- Tiến hành phê duyệt và phân phối tài liệu để áp dụng. Áp dụng hệ thống.

- Đào tạo, Hướng dẫn Đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo.

- Giai đoạn chứng nhận hệ thống (Khắc phục sau đánh giá chứng nhận (nếu có).

- Tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận & Khách hàng có chứng nhận.

Viện UCI

Các câu hỏi thường gặp về ISO 9000 (Phần 2)

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên các các kinh nghiệm quản lý tốt nhất trên toàn thế giới. Mục đích của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là đảm bảo các tổ chức áp dụng hệ thống có khả năng cung cấp sản phẩm ổn định, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của khách hàng. Sau đây,Viện UCI cùng trao đổi một số vấn đề thường gặp cũng như giải đáp những thắc mắc thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý chất lượng này.

6. Cần bao nhiều thời gian để xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008?

Thời gian xây dựng và đánh giá chứng nhận một hệ thống quản lý chất lượng phụ thuộc vào:

- Sự quyết tâm và việc bố trí các nguồn lực liên quan xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;

- Tình trạng và mức độ đáp ứng hiện tại của tổ chức/doanh nghiệp so với các yêu cầu của ISO 9001:2008;

- Quy mô của hệ thống và mức độ phức tạp của các quá trình (áp dụng nhiều địa điểm, công việc nhiều rủi ro, khó kiểm soát sẽ mất nhiều thời gian hơn;

- Năng lực của cán bộ, nhân viên. Đặc biệt là những người trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.

Thời gian trung bình để xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng là 8-10 tháng. Ngắn có thể là 3 tháng.

7. Ngoài ISO 9001:2008 còn tiêu chuẩn nào khác về hệ thống quản lý chất lượng?

Có một số tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng cho các lĩnh vực chuyên ngành mà tổ chức/doanh nghiệp có thể áp dụng để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và đăng ký chứng nhận:

(1) ISO/TS 16949 Quality management systems — Particular requirements for the application of ISO 9001:2008 for automotive production and relevant service part organizations - Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho ngành công nghiệp ô tô.

(2) ISO 13485 Medical devices — Quality management systems — Requirements for regulatory purposes - Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho thiết bị y tế.

(3) ISO/TS 29001 Petroleum, petrochemical and natural gas industries — Sector-specific quality management systems — Requirements for product and service supply organizations – Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho ngành công nghiệp xăng dầu, hóa dầu và khí tự nhiên.

(4) ISO 15189 Medical laboratories — Particular requirements for quality and competence – Phòng thí nghiệm y tế – Yêu cầu cụ thể về chất lượng và năng lực (tiêu chuẩn này do các cơ quan công nhận đánh giá và cấp chứng chỉ công nhận).

Ngoài các tiêu chuẩn trên, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) còn ban hành một số tiêu chuẩn hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 cho các lĩnh vực chuyên ngành, nhưng không dùng để đánh giá chứng nhận như:

- IWA 1:2005 Quality management systems — Guidelines for process improvements in health service organizations – Hướng dẫn áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ y tế.

- IWA 2:2007 Quality management systems — Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in education - Hướng dẫn áp dụng ISO 9000 trong giáo dục.

- IWA 4:2009 Quality management systems — Guidelines for the application of ISO 9001:2008 in local government - Hướng dẫn áp dụng ISO 9000 trong cơ quan hành chính nhà nước.

8. Chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 có hiệu lực trong bao lâu?

- Thường các tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ ISO 9001:2008 có hiệu lực trong 3 năm (tối đa là 4 năm). Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và luôn có hiệu lực. Chu kỳ giám sát có thể là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và/hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Hết 3 năm nếu vẫn muốn chứng nhận, tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cáp lại có hiệu lực trong 3 năm.

9. Sau khi được chứng nhận, làm thế nào để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng?

Hệ thống quản lý chất lượng chỉ được duy trì và thường xuyên cải tiến một cách hiệu quả khi người đứng đầu của tổ chức/doanh nghiệp am hiểu, quan tâm và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng.

Để đảm bảo duy trì và cải tiến, cần thực hiện tốt ít nhất các vấn đề sau:

- Tổ chức tốt các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện những bất cập và những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống;

- Các lỗi phát hiện qua đánh giá nội bộ; trong quá trình giám sát, điều hành công việc; phản hồi từ khách hàng … cần được thực hiện theo đúng nguyên lý của khắc phục – phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc ngăn ngừa lỗi tiếp tục xảy ra;

- Khi có cán bộ, nhân viên mới tuyển dụng hoặc bố trí công việc mới cần chú ý đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng;

- Hệ thống văn bản cần được điều chỉnh, cải tiến một cách kịp thời. Nếu sau 2 năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh, cải tiến một tài liệu nào đó thì cần xem xét hoặc tài liệu đó không được thực hiện nghiêm túc hoặc không thực sự cần thiết;

- Cuộc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng hàng năm cần xác định rõ mức độ hiệu lực của hệ thống và các công việc cần thực hiện để cải tiến hệ thống;

- Nên bổ sung các hoạt động định kỳ của hệ thống quản lý chất lượng như đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo… vào kế hoạch chung của tổ chức/doanh nghiệp để không quên thực hiện các yêu cầu này.

Viện UCI tổng hợp

Các câu hỏi thường gặp về ISO 9000 (Phần 1)

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên các các kinh nghiệm quản lý tốt nhất trên toàn thế giới. Mục đích của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là đảm bảo các tổ chức áp dụng hệ thống có khả năng cung cấp sản phẩm ổn định, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của khách hàng. Sau đây, Viện UCI cùng trao đổi một số vấn đề thường gặp cũng như giải đáp những thắc mắc thông qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý chất lượng này.

1. ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn được áp dụng khi một tổ chức cần chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 tiêu chuẩn cơ bản là:

-  ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

- ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng

- ISO 9004:2009 Quản lý sự thành công bền vững của một tổ chức

- ISO 19011:2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và/hoặc hệ thống quản lý môi trường

Trong đó, ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn này được sử dụng để xây dựng và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của các tổ chức, doanh nghiệp.

2. Tại sao lại áp dụng ISO 9000?

- Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng ISO 9000 để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;

- Do yêu cầu của luật định (áp dụng đối với một số lĩnh vực, ví dụ: Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 tại các cơ quan hành chính nhà nước); yêu cầu từ khách hàng và/hoặc các bên liên quan;

- Áp dụng và chứng nhận ISO 9000 để giúp quảng bá, nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức và doanh nghiệp;

3. Tổ chức, doanh nghiệp nào có thể áp dụng ISO 9000?

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được xây dựng để có thể áp dụng tại mọi tổ chức, doanh nghiệp không phụ thuộc phạm vi, quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

4. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000?

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của CBNV đối với vấn đề chất lượng và và sự thõa mãn của khách hàng;

- Hình thành văn hóa làm việc bài bản, khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiếm soát công viêc; qua đó giúp phòng ngừa sai lỗi, nâng cao chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng;

- Hệ thống văn bản quản lý chất lượng sẽ giúp CBNV mới vào việc một cách nhanh chóng và là nền tảng quan trọng để duy trì và cải tiến các hoạt động;

- Các yêu cầu về theo dõi sự không phù hợp, theo dõi sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nội bộ… tạo cơ hội để thường xuyên thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để “NGÀY HÔM NAY TỐT HƠN NGÀY HÔM QUA VÀ NGÀY MAI TỐT HƠN NGÀY HÔM NAY”;

- Hệ thống quản lý chất lượng giúp phân định “RÕ NGƯỜI – RÕ VIỆC”, góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả;

- Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả là sự đảm bảo về khả năng cung cấp sản phẩm dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng một cách ổn định.

5. Có thể xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng cho một phòng ban/bộ phận của đơn vị không?

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng, vì vậy phải xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho tất cả các quá trình và nhân sự có liên quan tới việc đảm bảo chất lượng từ khâu tiếp nhận yêu cầu khách hàng, thiết kế, mua nguyên liệu, sản xuất/cung cấp dịch vụ, giao hàng; các quá trình hỗ trợ như tiếp nhận thông tin, đào tạo, bảo trì thiết bị, máy móc…

Viện UCI tổng hợp

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 2)

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc áp dụngISO 14001 còn khá mới mẻ và khi áp dụng gặp phải nhiều khó khăn. Do đó, việc đề xuất các giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp thực hiện việc áp dụng hệ thống ISO 14001 là rất cần thiết và phù hợp với xu hướng thời đại, phát triển bền vững. Nắm bắt được nhu cầu cấp bách đó, Viện UCI chia sẻ những giải đáp về bộ tiêu chuẩn ISO 14001 - hệ thống quản lý chất lượng môi trường và sức khỏe nghề nghiệp giúp chúng ta hiểu rõ hơn và xây dựng hệ thống ISO 14000 một cách dễ dàng hơn.

6. Để bảo vệ tài nguyên, môi trường, pháp luật nghiêm cấm những hành vi nào?

Tại Điều 7 Luật Bảo vệ môi trường năm 2005 quy định những hành vi sau bị nghiêm cấm:

- Phá hoại, khai thác trái phép rừng, các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác.

- Khai thác, đánh bắt các nguồn tài nguyên sinh vật bằng phương tiện, công cụ, phương pháp hủy diệt, không đúng thời vụ và sản lượng theo quy định của pháp luật

- Khai thác, kinh doanh, tiêu thụ, sử dụng các loài thực vật, động vật hoang dã quý hiếm thuộc danh mục cấm do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

- Chôn lấp chất độc, chất phóng xạ, chất thải và chất nguy hại khác không đúng nơi quy định và quy trình kỹ thuật về bảo vệ môi trường.

- Thải chất thải chưa được xử lý đạt tiêu chuẩn môi trường; các chất độc, chất phóng xạ và chất nguy hại khác vào đất, nguồn nước.

- Thải khói, bụi, khí có chất hoặc mùi độc hại vào không khí; phát tán bức xạ, phóng xạ, các chất ion hóa vượt quá tiêu chuẩn môi trường cho phép.

- Gây tiếng ồn, độ rung vượt quá tiêu chuẩn cho phép.

- Nhập khẩu máy móc, thiết bị, phương tiện không đạt tiêu chuẩn môi trường.

- Nhập khẩu, quá cảnh chất thải dưới mọi hình thức.

- Nhập khẩu, quá cảnh động vật, thực vật chưa qua kiểm dịch; vi sinh vật ngoài danh mục cho phép

- Sản xuất, kinh doanh sản phẩm gây nguy hại cho con người, sinh vệt và hệ sinh thái; sản xuất, sử dụng nguyên liệu, vật liệu xây dựng chứa yếu tố độc hại vượt quá tiêu chuẩn cho phép.

- Xâm hại di dản thiên nhiên và khu bảo tồn thiên nhiên.

- Xâm hại công trình, thiết bị, phương tiện phục vụ hoạt động bảo vệ môi trường.

- Hoạt động trái phép, sinh sống ở khu vực được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định là khu vực cấm do mức độ đặc biệt nguy hiểm về môi trường đối với sức khỏe và tính mạng con người.

- Che giấu hành vi hủy hoại môi trường, cản trở hoạt động bảo vệ môi trường,làm sai lệch thông tin dẫn đến gây hậu quả xấu đối với môi trường.

- Các hành vị bị nghiêm cấm khác về bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.

7. Các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải có trách nhiệm và nghĩa vụ gì để bảo vệ môi trường?

Trách nhiệm bảo vệ môi trường đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ được quy định tại Điều 37 Luật Bảo vệ môi trường năm 2005 như sau:

1. Cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ môi trường sau đây:

- Có hệ thống kết cấu hạ tầng thu gom và xử lý nước thải đạt tiêu chuẩn môi trường.

- Trường hợp nước thải được chuyển vệ hệ thống xử lý nước thải tập trung thì phải tuân thủ các quy định của tổ chức quản lý hệ thống nước thải tập trung;

- Có đủ phương tiện, thiết bị thu gom, lưu giữ chất thải rắn và phải thực hiện phân loại chất thải rắn tại nguồn;

- Có biện pháp giảm thiểu và xử lý bụi, khí thải đạt tiêu chuẩn trước khi thải ra môi trường; bảo đảm không để rò rỉ, phát tán khí thải, hơi, khí độc hại ra môi trường; hạn chế tiếng ồn, phát sáng, phát nhiệt gây ảnh hưởng xấu đối với môi trường xung quanh và người lao động;

- Bảo đảm nguồn lực, trang thiết bị đáp ứng khả năng phòng ngừa và ứng phó sự cố môi trường, đặc biệt là đối với cơ sở sản xuất có sử dụng hóa chất, chất phóng xạ, chất dễ gây cháy, nổ.

2. Cơ sở sản xuất hoặc kho tàng thuộc các trường hợp sau đây không được đặt trong khu dân cư hoặc phải có khoảng cách an toàn về môi trường đối với khu dân cư:

- Có chất dễ cháy, dễ gây nổ;

- Có chất phóng xạ hoặc bức xạ mạnh;

- Có chất độc hại đối với sức khỏe con người và gia súc, gia cầm;

- Phát tán mùi ảnh hưởng xấu tới sức khỏe con người;

- Gây ô nhiễm nghiêm trọng các nguồn nước;

- Gây tiếng ồn, phát tán bụi, khí thải quá tiêu chuẩn cho phép.

8. Cho biết những cơ sở nào bắt buộc phải có hệ thống xử lý nước thải? Các yêu cầu đối với hệ thống xử lý nước thải?

1. Đối tượng sau đây phải có hệ thống xử lý nước thải:

- Khu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tập trung;

- Khu, cụm công nghiệp làng nghề;

- Cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không liên thông với hệ thống xử lý nước thải tập trung.

2. Hệ thống xử lý nước thải phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

- Có quy trình công nghệ phù hợp với loại hình nước thải cần xử lý;

- Đủ công suất xử lý nước thải phù hợp với khối lượng nước thải phát sinh;

- Xử lý nước thải đạt tiêu chuẩn môi trường;

- Cửa xả nước thải vào hệ thống tiêu thoát phải đặt ở vị trí thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát.

9. Hiện nay nhiều khu công nghiệp, nhà máy, cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động làm ảnh hưởng đến môi trường như: tiếng ồn, bụi, độ rung…Vậy Nhà nước ta có quy định gì nhằm hạn chế vấn đề này?

Nhằm hạn chế tiếng ồn, độ rung, ánh sáng, bức xạ, pháp luật về bảo vệ môi trường hiện hành quy định:

- Tổ chức, cá nhân gây tiếng ồn, độ rung, sánh sáng, bức xạ vượt quá tiêu chuẩn môi trường phải có trách nhiệm kiểm soát, xử lý đạt tiêu chuẩn môi trường.

- Cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong khu dân cư gây tiếng ồn, độ rung, ánh sáng, bức xạ vượt quá tiêu chuẩn cho phép phải thực hiện biện pháp hạn chế, giảm thiểu không làm ảnh hưởng đến sinh hoạt, sức khỏe của cộng đồng dân cư.

- Tyến đường có mật độ phương tiện tham gia giao thông cao, công trình xây dựng gây tiếng ồn, độ rung, ánh sáng, bức xạ vượt quá tiêu chuẩn cho phép phải có biện pháp giảm thiểu, khắc phục để đáp ứng tiêu chuẩn môi trường.

- Cấm sản xuất, nhập khẩu, vận chuyển, kinh doanh và sử dụng pháo nổ. Việc sản xuất, nhập khẩu, vận chuyển, kinh doanh và sử dụng pháo hoa theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.

10. Cho biết căn cứ để xác định khu vực môi trường bị ô nhiễm?

Các căn cứ để xác định khu vực môi trường bị ô nhiễm bao gồm:

- Môi trường bị ô nhiễm trong trường hợp hàm lượng một hoặc nhiều chất gây ô nhiễm vượt quá tiêu chuẩn về chất lượng môi trường.

- Môi trường bị ô nhiễm nghiêm trọng khi hàm lượng của một hoặc nhiều hóa chất, kim loại nặng vượt quá tiêu chuẩn về chất lượng môi trường từ 3 lần trở lên hoặc hàm lượng của một hoặc nhiều chất gây ô nhiễm khác vượt quá tiêu chuẩn về chất lượng môi trường từ 5 lần trở lên.

- Môi trường bị ô nhiễm đặc biệt nghiêm trọng khi hàm lượng của một hoặc nhiều hóa chất, kim loại nặng vượt quá tiêu chuẩn về chất lượng môi trường từ 5 lần trở lên hoặc hàm lượng của một hoặc nhiều chất gây ô nhiễm khác vượt quá tiêu chuẩn về chất lượng môi trường từ 10 lần trở lên.

Lời kết: Để đáp ứng mọi nhu cầu và giải đáp thắc mắc tốt nhất về chứng nhận iso 14001 hay quy trình tư vấn iso thực tế hãy đến với Viện UCI thông qua đào tạo và hoạt động tư vấn doanh nghiệp.

Viện UCI tổng hợp

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 1)

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc áp dụng ISO 14001 còn khá mới mẻ và khi áp dụng gặp phải n và sức khỏe nghề nghiệp giúp chúng ta hiểu rõ hơn và xây dựng hệ thống ISO 14000 một cách dễ dàng hơn.hiều khó khăn. Do đó, việc đề xuất các giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp thực hiện việc áp dụng hệ thống ISO 14001 là rất cần thiết và phù hợp với xu hướng thời đại, phát triển bền vững. Nắm bắt được nhu cầu cấp bách đó, Viện UCI chia sẻ những giải đáp về bộ tiêu chuẩn ISO 14001 - hệ thống quản lý chất lượng môi trường

1. ISO 14000 là gì ?

- ISO 14000 là bộ tiêu chuẩn về quản lý môi trường do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành nhằm giúp các tổ chức/doanh nghiệp giảm thiểu tác động gây tổn hại tới môi trường và thường xuyên cải tiến kết quả hoạt động về môi trường. Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 gồm các tiêu chuẩn liên quan các khía cạnh về quản lý môi trường như hệ thống quản lý môi trường, đánh giá vòng đời sản phẩm, nhãn sinh thái, xác định và kiểm kê khí nhà kính…

- ISO 14001:2004 Hệ thống quản lý môi trường — Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng là tiêu chuẩn trong bộ ISO 14000 quy định các yêu cầu về quản lý các yếu tố ảnh hưởng tới môi trường trong quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là tiêu chuẩn dùng để xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000.

- Theo kết quả điều tra khảo sát của ISO, tính đến tháng 12/2009, toàn thế giới có ít nhất 223.149 tổ chức/doanh nghiệp đã được cấp chứng chỉ ISO 14001. Tiêu chuẩn này đã được phổ biến, áp dụng thành công tại nhiều quốc gia với mức phát triển và đặc trưng văn hóa khác nhau là vì ISO 14001 quy định yêu cầu đối với thiết lập một hệ thống để quản lý các vấn đề về môi trường của tổ chức, doanh nghiệp nhưng cho phép linh hoạt cách thức đáp ứng, vì vậy các loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn đa quốc gia đều có thể tìm được cách thức riêng trong việc xác định mục tiêu môi trường cần cải tiến và kế hoạch cần thực hiện để để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường.

- Phiên bản hiện hành của tiêu chuẩn ISO 14001 là ISO 14001:2004/ Cor 1:2009. Phiên bản điều chỉnh này của ISO 14001 được ban hành để đảm bảo sự tương thích sau khi ban hành tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Tiêu chuẩn ISO 14001 đã được Việt Nam chấp thuận trở thành tiêu chuẩn quốc gia: TCVN ISO 14001:2010 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng.

2. Các lợi ích từ ISO 14000?

a) Về quản lý:                  

- Giúp tổ chức/doanh nghiệp xác định và quản lý các vấn đề môi trường một cách toàn diện;

- Chủ động kiểm soát để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về môi trường;

- Phòng ngừa rủi ro, tổn thất từ các sự cố về môi trường.

b) Về tạo dựng thương hiệu:

- Nâng cao hình ảnh của tổ chức/doanh nghiệp đối với người tiêu dùng và cộng đồng;

- Giành được ưu thế trong cạnh tranh khi ngày càng có nhiều công ty, tập đoàn yêu cầu hoặc ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp áp dụng hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000.

c) Về tài chính:

- Tiết kiệm chi phí sản xuất do quản lý và sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả;

3. Các bước chính để thực hiện dự án ISO 14000 là gì?

Bước 1: Xây dựng chính sách môi trường:

Chính sách môi trường là kim chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý môi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việc tuân theo các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, và là nền tảng để xây dựng và thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải được xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ.

Bước 2: Lập kế hoạch về quản lý môi trường:

Đây là giai đoạn Lập kế hoạch trong chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Đánh giá. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả là khi tổ chức phải đạt được sự tuân thủ với các yêu cầu về pháp luật và tuân thủ với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Xác định các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ, các yêu cầu này có thể bao gồm: các yêu cầu pháp luật của quốc tế, quốc gia; các yêu cầu pháp luật của khu vực/tỉnh/ngành; các yêu cầu pháp luật của chính quyền địa phương.

- Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần định đó các khía cạnh môi trường trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của mình, có tính đến đầu vào và đầu ra và, đây là một hoạt động rất quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý môi trường. Khi xác định khía cạnh môi trường cần xem xét đến các hoạt động, quá trình kinh doanh, đầu vào và đầu ra có liên quan đến: Sự phát thải vào không khí, xả thải nước thải, quản lý chất thải, ô nhiễm đất, sử dụng nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên, các vấn đề môi trường của địa phương và cộng đồng xung quanh.

- Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đặt ra. Mỗi chương trình cần mô tả cách thức tổ chức sẽ đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu của mình, bao gồm cả thời gian, các nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình này.

Bước 3. Thực hiện và điều hành:

Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, các qui trình và các nguồn lực cần thiết để vận hành hệ thống HTQLMT một cách bền vững. Giai đoạn thực hiện và điều hành đưa hệ thống QLMT vào hoạt động. Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liên tục những thay đổi, như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo theo thời gian, hay chính sách và các thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trường và cung cấp các nguồn lực cần thiết.

- Năng lực, đào tạo và nhận thức: Thực hiện các nội dung đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm nhân công, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt của nhà máy.

- Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi các thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan. Các thông tin này thường bao gồm: luật định mới, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộng đồng xung quanh, và phổ biến các thông tin về hệ thống quản lý môi trường tới người lao động.

- Văn bản hóa tài liệu của hệ thống quản lý môi trường: Tài liệu của hệ thống quản lý môi trường có thể bao gồm: sổ tay, các qui trình và các hướng dẫn sử dụng. Theo tiêu chuẩn, có 11 yêu cầu cần được lập thành văn bản, và các hướng dẫn công việc. Nếu tổ chức đã có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, có thể kết hợp 6 qui trình cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng với hệ thống quản lý môi trường.

- Kiểm soát điều hành: Thực hiện các qui trình điều hành (các hướng dẫn công việc để kiểm soát các khía cạnh môi trường quan trọng của các quá trình sản xuất và các hoạt động khác mà đã được tổ chức xác định. Tổ chức cần lưu ý đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động và sản phẩm của các nhà thầu và nhà cung cấp.

- Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp: Thực hiện các qui trình nhằm xác định các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và giảm thiểu tác động nếu tình trạng đó xảy ra (ví dụ : cháy nổ, rò rỉ các nguyên vật liệu nguy hại)

Bước 4: Kiểm tra và hành động khắc phục:

Giai đoạn thứ tư của mô hình thể hiện hoạt động vận hành của hệ thống HTQLMT, đây là giai đoạn để xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước Kiểm tra trong chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Đánh giá. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:

- Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của các quá trình so với các tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của mình.

- Đánh giá sự tuân thủ: Tổ chức cần chứng minh rằng tổ chức đã đánh giá sự tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật đã định rõ.

- Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa: Thực hiện các thủ tục nhằm đưa ra các hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp khi xảy ra những sự không phù hợp của hệ thông quản lý môi trường như các vấn đề về kiểm soát quá trình, không tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật, sự cố về môi trường.

- Hồ sơ: thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của hệ thống quản lý môi trường, các hồ sơ có thể bao gồm: các hồ sơ về giám sát quá trình; các hồ sơ về nhà thầu và nhà cung cấp, các hồ sơ về sự cố, các hồ sơ về thử nghiệm và sự chuẩn bị sẵn sàng với các tình huống khẩn cấp, hồ sơ về các cuộc họp môi trường, hồ sơ pháp luật…

- Đánh giá hệ thống quản lý môi trường: thực hiện thủ tục đánh giá hệ thống quản lý môi trường và các hoạt động của tổ chức nhằm xác nhận sự tuân thủ với hệ thống quản lý môi trường và với tiêu chuẩn ISO 14001. Cần báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo cấp cao. Thông thường chu kỳ đánh giá là một năm/ 1 lần nhưng tần suất có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các hoạt động

Bước 5: Xem xét của lãnh đạo

Là giai đoạn thứ năm và là giai đoạn cuối của mô hình liên quan đến hoạt động xem xét của lãnh đạo về hệ thống QLMT. Quá trình xem xét yêu cầu thu thập các thông tin liên quan tới hệ thống QLMT và thông báo các thông tin này tới lãnh đạo cấp cao theo kế hoạch định trước. Mục đích của quá trình xem xét này gồm:

- Đảm bảo tính phù hợp liên tục của hệ thống HTQLMT;

- Xác định tính đầy đủ;

- Thẩm tra tính hiệu quả của hệ thống;

- Tạo điều kiện cải tiến liên tục hệ thống HTQLMT, các quá trình và thiết bị môi trường…

Từ kết quả xem xét của lãnh đạo về các thiết bị và nhân lực sử dụng trong quá trình áp dụng hệ thống HTQLMT cũng như các kết quả hoạt động về môi trường, tổ chức sẽ quyết định được điều kiện hiện tại có thể chấp nhận được, và cần phải thay đổi những gì. Giai đoạn này là bước Đánh giá trong chu trình Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Đánh giá.

4. Để triển khai một dự án ISO 14000 cần bao nhiêu thời gian?

Điều này phụ thuộc vào độ phức tạp của các khía cạnh môi trường, quy mô của hoạt động, mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật về môi trường, cam kết của lãnh đạo và nhận thức của nhân viên.

Viện UCI

PDCA – Công cụ quản lý và cải tiến      liên tục

Thế kỷ 20 là thế kỷ của tăng trưởng sản xuất, thế kỷ 21 là thế kỷ của chất lượng - (Joseph M. Juran- Nhà quản lý chất lượng nổi tiếng của Mỹ) và vòng tròn deming – 1 trong những công cụ quản lý tiên tiến của quản lý chất lượng!

1. Tổng quát về PDCA:

Vòng tròn quản lý chất lượng (PDCA cycle) do W.E. Deming (1900-1993) – người được xem là cha đẻ của quản lý chất lượng giới thiệu vào năm 1950. Chu trình PDCA: lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act) với các nội dung có thể tóm tắt như sau:

PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

2. Các giai đoạn của vòng tròn PDCA:

- Chu trình PDCA đề cập đến công việc theo tiến trình vận động của nó chứ không đề cập đến các vấn đề cụ thể tại các thời điểm cụ thể. Tùy theo các tình huống cụ thể, người ta tìm cách vận dụng chu trình PDCA một cách thích hợp.

- Trong một tổ chức, khi xây dựng và áp dụng bất cứ hệ thống nào, thì lãnh đạo là bộ phận chủ chốt và tiên phong. Khi thực hiện chu trình PDCA; vai trò của lãnh đạo cũng được đặt ở vị trí trung tâm nói lên tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện chu trình PDCA. Theo chu trình, quá trình cải tiến đi từ trên xuống thay vì từ dưới lên. Lãnh đạo chính là động lực thúc đẩy chu trình tiến triển đi lên theo hình xoắn ốc, quá trình sau lập lại quá trình trước nhưng ở một mức cao hơn giống như qui luật “phủ định của phủ định” trong triết học duy vật biện chứng.

2.1 - P (Plan): lập kế hoạch, định hướng và phương pháp đạt mục tiêu

* Lập kế hoạch, định hướng:

Chính sách, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp cần được xác định bởi ban lãnh đạo, dựa trên sự tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin. Không xác định được chính sách, mục tiêu thì tổ chức không thể xác định được những nhiệm vụ của nó. Các nhiệm vụ được xác định rõ ràng sẽ giúp các bộ phận trong tổ chức hoạt động có định hướng.

Chính sách, mục tiêu sau khi được xác định thì các nhiệm vụ phải được lượng hóa (khối lượng, tiêu chuẩn, thời hạn hoàn thành…) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể; phân công, giao cho các thành viên ở từng vị trí với các nội dung công việc phù hợp.

* Phương pháp đạt mục tiêu:

Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Mọi người cần thiết phải hiểu rõ cách thức để làm chủ nó, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

2.2 - D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.

Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, người ta tổ chức bước thực hiện công việc. Nhưng trong thực tế công việc, nhiều khi các quy định, quy chế chưa đáp ứng hay phù hợp hoàn toàn với các vấn đề phát sinh. Vậy nên, nếu tuân theo cá quy định, quy chế một cách máy móc thì các điểm không phù hợp vẫn tồn tại hoặc phát sinh. Như vậy, cần phải cải tiến, đổi mới, cập nhật các quy định, quy chế và chỉ có ý thức, trình độ, kinh nghiệm của người thừa hành thì kế hoạch thực hiện mới thành công. Nguyên tắc tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên trong tổ chức là một tác nhân không thể thiếu để luôn luôn cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận nói riêng và của tổ chức nói chung.

2.3. - C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Trong quản lý chất lượng điều không thể thiếu là công tác kiểm tra kết quả thực hiện. Nhằm phát hiện những điểm chưa phù hợp/ sai/ thiếu để còn có cơ sở cho công tác quản lý tiếp theo. Các yếu tố chủ quan, khách quan có ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp đến kết quả thực hiện được xem xét và phân tích chuyên sâu.

2.4. – A (Act): Thực hiện những tác động quản trị thích hợp.

Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những điều chưa phù hợp đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã gây nên những điều đó. Phòng ngừa và khắc phục là hai hành động cần thiết để áp dụng trong các biện pháp quản lý.

Lời kết: Vòng tròn Deming có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực một cách có hiệu quả. Hãy thử vận dụng nó trước tiên vào chính ngay những công việc thường nhật của bạn, khi đó tin chắc rằng bạn sẽ thu được những kết quả mong muốn.

Viện UCI