Chủ Nhật, 22 tháng 4, 2018

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 2)

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 2)

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc áp dụngISO 14001 còn khá mới mẻ và khi áp dụng gặp phải nhiều khó khăn. Do đó, việc đề xuất các giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp thực hiện việc áp dụng hệ thống ISO 14001 là rất cần thiết và phù hợp với xu hướng thời đại, phát triển bền vững. Nắm bắt được nhu cầu cấp bách đó, Viện UCI chia sẻ những giải đáp về bộ tiêu chuẩn ISO 14001 - hệ thống quản lý chất lượng môi trường và sức khỏe nghề nghiệp giúp chúng ta hiểu rõ hơn và xây dựng hệ thống ISO 14000 một cách dễ dàng hơn.

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 1)

Các câu hỏi thường gặp về ISO 14000 (Phần 1)


Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc áp dụng ISO 14001 còn khá mới mẻ và khi áp dụng gặp phải n và sức khỏe nghề nghiệp giúp chúng ta hiểu rõ hơn và xây dựng hệ thống ISO 14000 một cách dễ dàng hơn.hiều khó khăn. Do đó, việc đề xuất các giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp thực hiện việc áp dụng hệ thống ISO 14001 là rất cần thiết và phù hợp với xu hướng thời đại, phát triển bền vững. Nắm bắt được nhu cầu cấp bách đó, Viện UCI chia sẻ những giải đáp về bộ tiêu chuẩn ISO 14001 - hệ thống quản lý chất lượng môi trường

PDCA – Công cụ quản lý và cải tiến liên tục

PDCA – Công cụ quản lý và cải tiến      liên tục



Thế kỷ 20 là thế kỷ của tăng trưởng sản xuất, thế kỷ 21 là thế kỷ của chất lượng - (Joseph M. Juran- Nhà quản lý chất lượng nổi tiếng của Mỹ) và vòng tròn deming – 1 trong những công cụ quản lý tiên tiến của quản lý chất lượng!

1. Tổng quát về PDCA:





Vòng tròn quản lý chất lượng (PDCA cycle) do W.E. Deming (1900-1993) – người được xem là cha đẻ của quản lý chất lượng giới thiệu vào năm 1950. Chu trình PDCA: lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act) với các nội dung có thể tóm tắt như sau:
PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.
PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

2. Các giai đoạn của vòng tròn PDCA:

- Chu trình PDCA đề cập đến công việc theo tiến trình vận động của nó chứ không đề cập đến các vấn đề cụ thể tại các thời điểm cụ thể. Tùy theo các tình huống cụ thể, người ta tìm cách vận dụng chu trình PDCA một cách thích hợp.
- Trong một tổ chức, khi xây dựng và áp dụng bất cứ hệ thống nào, thì lãnh đạo là bộ phận chủ chốt và tiên phong. Khi thực hiện chu trình PDCA; vai trò của lãnh đạo cũng được đặt ở vị trí trung tâm nói lên tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện chu trình PDCA. Theo chu trình, quá trình cải tiến đi từ trên xuống thay vì từ dưới lên. Lãnh đạo chính là động lực thúc đẩy chu trình tiến triển đi lên theo hình xoắn ốc, quá trình sau lập lại quá trình trước nhưng ở một mức cao hơn giống như qui luật “phủ định của phủ định” trong triết học duy vật biện chứng.

2.1 - P (Plan): lập kế hoạch, định hướng và phương pháp đạt mục tiêu

* Lập kế hoạch, định hướng:
Chính sách, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp cần được xác định bởi ban lãnh đạo, dựa trên sự tổng hợp, phân tích dữ liệu, thông tin. Không xác định được chính sách, mục tiêu thì tổ chức không thể xác định được những nhiệm vụ của nó. Các nhiệm vụ được xác định rõ ràng sẽ giúp các bộ phận trong tổ chức hoạt động có định hướng.
Chính sách, mục tiêu sau khi được xác định thì các nhiệm vụ phải được lượng hóa (khối lượng, tiêu chuẩn, thời hạn hoàn thành…) bằng các con số và chỉ tiêu cụ thể; phân công, giao cho các thành viên ở từng vị trí với các nội dung công việc phù hợp.
* Phương pháp đạt mục tiêu:
Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cần phải lựa chọn phương pháp, cách thức để đạt mục tiêu đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Mọi người cần thiết phải hiểu rõ cách thức để làm chủ nó, đồng thời xây dựng phương pháp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

2.2 - D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.

Sau khi đã xác định nhiệm vụ và chuẩn hóa các phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, người ta tổ chức bước thực hiện công việc. Nhưng trong thực tế công việc, nhiều khi các quy định, quy chế chưa đáp ứng hay phù hợp hoàn toàn với các vấn đề phát sinh. Vậy nên, nếu tuân theo cá quy định, quy chế một cách máy móc thì các điểm không phù hợp vẫn tồn tại hoặc phát sinh. Như vậy, cần phải cải tiến, đổi mới, cập nhật các quy định, quy chế và chỉ có ý thức, trình độ, kinh nghiệm của người thừa hành thì kế hoạch thực hiện mới thành công. Nguyên tắc tự nguyện và tính sáng tạo của mỗi thành viên trong tổ chức là một tác nhân không thể thiếu để luôn luôn cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc ở từng bộ phận nói riêng và của tổ chức nói chung.

2.3. - C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Trong quản lý chất lượng điều không thể thiếu là công tác kiểm tra kết quả thực hiện. Nhằm phát hiện những điểm chưa phù hợp/ sai/ thiếu để còn có cơ sở cho công tác quản lý tiếp theo. Các yếu tố chủ quan, khách quan có ảnh hưởng trực tiếp/gián tiếp đến kết quả thực hiện được xem xét và phân tích chuyên sâu.

2.4. – A (Act): Thực hiện những tác động quản trị thích hợp.

Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp để tránh lặp lại những điều chưa phù hợp đã phát hiện, cần loại bỏ được các yếu tố nguyên nhân đã gây nên những điều đó. Phòng ngừa và khắc phục là hai hành động cần thiết để áp dụng trong các biện pháp quản lý.
Lời kếtVòng tròn Deming có thể được áp dụng trong mọi lĩnh vực một cách có hiệu quả. Hãy thử vận dụng nó trước tiên vào chính ngay những công việc thường nhật của bạn, khi đó tin chắc rằng bạn sẽ thu được những kết quả mong muốn.
Viện UCI

Quy trình tư vấn ISO (phần 2) - Diễn giải quy trình tư vấn ISO 9001

Quy trình tư vấn ISO (phần 2) - Diễn giải quy trình tư vấn ISO 9001

Khách hàng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp! Để giữ được khách hàng và làm việc cho khách hàng hài lòng, sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta phải thoả mãn các yêu cầu của họ. Tiêu chuẩn ISO 9001 giúp xây dựng theo một mô hình mẫu đã được thử nghiệm và kiểm tra để tổ chức doanh nghiệp có thể quản lý các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng.

Sơ đồ diễn giải nội dung quy trình tư vấn ISO 9001

1. Khởi động dự án

Chính thức tư vấn và doanh nghiệp chọn ngày khởi động dự án. Lãnh đạo doanh nghiệp họp toàn thể cán bộ công nhân viên tuyên bố chương trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

2. Bổ nhiểm QMR – Đại diện lãnh đạo, thành lập ban ISO

Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp lớn sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Ban giám đốc giữ vai trò QMR, được uỷ quyền của lãnh đạo để xây dựng, theo dõi duy trì hệ thống, nếu quy mô doanh nghiệp nhỏ dưới 100 người, lãnh đạo sẽ kiêm vị trí này. Các thành viên trong Ban ISO bao gồm đại diện các bộ phận của doanh nghiệp – chính ban này sẽ giữ vai trò soạn thảo tài liệu, tiến hành đánh giá hệ thống nội bộ …

3. Khảo sát chi tiết các hoạt động

Tư vấn sẽ khảo sát chi tiết các hoạt động của doanh nghiệp để cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và làm căn cứ hoạch định hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001.

4. Tiến hành đào tạo nhận thức & viết tài liệu

QMR, các thành viên ban ISO và các nhân viên khác sẽ được Tư vấn tiến hành đào tạo nhận thức ISO và phương pháp áp dụng ISO 9001 và một số nội dung phụ trợ khác.

5. Đánh giá hiệu lực đào tạo

Sau khoá học, học viên sẽ được đánh giá xem mức độ tiếp thu, nếu chưa đạt yêu cầu, Tư vấn sẽ bổ sung những kiến thức bị hỏng của những học viên không đạt.

6. Lập kế hoạch chi tiết

Tư vấn sẽ thống nhất với QMR và được sự phê duyệt của Lãnh đạo doanh nghiệp về kế hoạch chi tiết cho các hạng mục tư vấn.

7. Soạn thảo hệ thống tài liệu

Dưới sự hướng dẫn của tư vấn, các thành viên trong Ban ISO được phân công sẽ tiến hành soạn thảo các tài liệu theo kế hoạch tư vấn đã thống nhất.

8. Xem xét hệ thống tài liệu

Các tài liệu soạn thảo hoàn tất sẽ được bên Tư vấn và lãnh đạo doanh nghiệp xem xét, nếu thấy hợp lý, Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ký ban hành, những tài liệu chưa hợp lý sẽ được điều chỉnh cần thiết.

9. Áp dụng

Sau khi tài liệu được ký duyệt, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ áp dụng những tài liệu đã được viết. Có thể có những khoá đào tạo vận hành ở giai đoạn này.

10. Đào tạo đánh giá nội bộ

Các thành viên trong Ban ISO sẽ được đào tạo các kỹ năng đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO.

11. Đánh giá nội bộ lần 1

Tư vấn sẽ thực hiện đánh giá lần 1 để rà soát việc áp dụng và làm cơ sở thực tế cho những học viên đã được đào tạo đánh giá nội bộ.

12. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục cho hoàn chỉnh theo yêu cầu ISO 9001.

13. Đánh giá lần 2

Các thành viên trong ban ISO doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá nội bộ.

14. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục.

15. Xem xét của lãnh đạo

Theo yêu cầu ISO 9001, Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét hệ thống theo hướng dẫn của tiêu chuẩn ISO 9001 để nắm được tình hình hệ thống áp dụng và xem xét chuẩn bị việc chứng nhận hệ thống.

16. Đăng ký chứng nhận

Xét thấy hệ thống đã sẵn sàng, Tư vấn và Doanh nghiệp sẽ thống nhất ngày đánh giá của Tổ chức chứng nhận.

17. Đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận theo kế hoạch.

18. Khắc phục

Những lỗi phát hiện trong lần đánh giá sẽ được doanh nghiệp khắc phục cho hoàn chỉnh theo yêu cầu ISO 9001.

19. Nhận giấy chứng nhận

Sau khi khắc phục xong lỗi (nếu có), Tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ ISO 9001 cho Doanh nghiệp.
Viện UCI là nơi hội tụ những chuyên gia trong và ngoài nước giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý chất lượng đã tư vấn hệ thống ISO 9001 cho các doanh nghiệp vận hành hiệu quả cùng với dịch vụ bảo trì hàng năm đã mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Viện UCI tổng hợp tài liệu

Quy trình tư vấn ISO (phần 1)

Quy trình tư vấn ISO (phần 1)


Khi doanh nghiệp bạn cảm thấy việc quản lý, kiểm soát hay điều hành công việc chưa đạt được như mong muốn, bạn hãy chọn một hệ thống quản lý cần thiết và việc lựa chọn đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để cùng họ xây dựng hệ thống quản lý cho phù hợp. Sau đây là một số thông tin Viện UCI chia sẻ với bạn về cách lựa chọn một đơn vị tư vấn đạt chuẩn chất lượng.



Áp dụng cho các hệ thống quản lý theo: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001,....

Các tiêu chí đánh giá lựa chọn đơn vị tư vấn

1. Xem xét hồ sơ chào giá của đơn vị tư vấn gửi: Yêu cầu hồ sơ phải rõ ràng (không mù mờ) có lộ trình thực hiện có nêu rõ các hạng mục thực hiện một cách rõ ràng thời gian thực hiện, số ngày công thực hiện...
2. Kinh nghiệm / tính chuyên nghiệp của đơn vị tư vấn: Cần xem danh sách khách hàng mà họ đã tư vấn, đối tượng khách hàng lớn hay nhỏ tập trung là khách hàng nước ngoài hay trong nước...(bạn có thể chọn vài khách hàng lớn mà bạn biết trong danh sách để kiểm chứng bằng nhiều cách cũng có thể yêu cầu cung cấp bằng chứng như hợp đồng tư vấn...).
3. Thành lập ban đánh giá (Ban Giám Đốc & trưởng các phòng ban) đánh giá trực tiếp chuyên gia tư vấn thông qua buổi gặp mặt / thuyết trình của chuyên gia tư vấn.
4. Giá cả cũng là một vấn đề cần xem xét nhưng giá thấp quá bạn sẽ không chọn được chuyên gia có nhiều kinh nghiệm được. Nếu kinh phí của bạn có hạn bạn có thể chọn dịch vụ đào tạo sau đó bạn tự xây dựng hệ thống cũng là một lựa chọn.
5.  Hình thức thanh toán các đơn vị tư vấn thông thường yêu cầu tạm ứng/ thanh toán sau khi ký kết hợp đồng nhưng bạn cũng có thể thương lượng yêu cầu đợt 1 sau khi đã thực hiện thử dịch vụ & phần còn lại sau khi nhận chứng nhận khoảng 30%.
6.  Các yêu cầu khác sau khi đạt chứng nhận như hỗ trợ đánh giá nội bộ định kỳ hàng năm để nâng cao hệ thống bạn cũng cần xem xét đến.

Phân biệt giữa đào tạo, tư vấn & đánh giá cấp chứng nhận

Đào tạo: là hoạt động chỉ chuyên về diễn giải lý thuyết thời gian ngắn (thông thường 2 đến 3 ngày) bạn có thể tham dự các khóa đào tạo của chúng tôi sau đó tự xây dựng hệ thống để tiết kiệm chi phí so với gói tư vấn.
Có 2 dạng đào tạo:
Bạn thuê chuyên gia về đào tạo tại công ty của bạn.
Cử người đến các trung tâm tham gia.
Tư vấn: là hoạt động bao gồm nhiều hạng mục bao gồm cả đào tạo (tham khảo kế hoạch tư vấn) kể cả việc hướng dẫn biên soạn tài liệu & hướng dẫn áp dụng và cải tiến hệ thống cho đến khi đánh giá đạt được chứng nhận.
Đánh giá: là hoạt động được thực hiện bởi tổ chức độc lập có uy tín sau khi bạn đã xây dựng xong hệ thống nếu đánh giá thành công công ty bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận do tổ chức đánh giá cấp.
Hợp đồng tư vấn & hợp đồng tư vấn đánh giá
Hợp đồng tư vấn là hợp đồng mà công ty bạn ký kết với đơn vị tư vấn (không bao gồm chi phí và trách nhiệm đánh giá).
Hợp đồng tư vấn & đánh giá là hợp đồng ký kết luôn 2 phần tư vấn xong đơn vị tư vấn có trách nhiệm thuê đơn vị đánh giá đã được thỏa thuận tiếp tục đánh giá.

Sơ đồ về thời gian của hoạt động tư vấn & đánh giá
Sơ bộ về hoạt động chứng nhận & và công nhận


Lời kết: Viện UCI là một trong những Viện hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo  tư vấn quản lý chất lượng toàn diện theo tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, HACCP, SA8000, GAP và các mô hình quản lý: Lean Management, 6 Sigma, JIT, KPI, 5S,… Đặc biệt với năng lực tư vấn và đào tạo hệ thống quản lý cải tiến Kaizen (theo tác quyền của tập đoàn Kaizen quốc tế và Viện UCI là đơn vị duy nhất tại Việt Nam tư vấn và đào tạo). Viện UCI cam kết mang lại chất lượng toàn diện nhất trong phạm vi quốc gia và khu vực.
Viện UCI tổng hợp tài liệu