Trong những năm qua, những câu chuyện về việc công ty không cải tiến hoạt động hằng ngày và trải qua sự hỗn loạn lớn trong việc quản lý được nghe rất nhiều. Hậu quả của nó là gây thảm họa cho công ty hoặc nặng hơn là tử vong đối với người tiêu dùng. Có một hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm hiệu quả sẽ giúp giảm sự hỗn loạn và tạo ra một hệ thống để cải tiến liên tục. Tạo mục tiêu là rất quan trọng đối với một hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm hiệu quả. Công ty của bạn có sử dụng các mục tiêu chất lượng hoặc an toàn thực phẩm? Bạn đã bao giờ nghe nói về các mục tiêu SMART? Chúng ta hãy thực hiện một hành trình tạo ra các mục tiêu SMART-er:
1. SMART là gì?
SMART là từ viết tắt được sử dụng rộng rãi trong việc thiết lập mục tiêu, chúng có nghĩa là Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Hiện thực (Realistic) và Bị ràng buộc theo Thời gian (Time-bound).
Khi được tích hợp vào việc tạo ra các mục tiêu chất lượng và an toàn thực phẩm cho công ty, mỗi thuộc tính riêng lẻ sẽ trở thành “con đường gạch vàng” để dẫn dắt công ty của bạn hoàn thành mục tiêu. Việc thiết lập các mục tiêu SMART cho phép một công ty tập trung vào một trọng tâm cụ thể về chất lượng và an toàn thực phẩm với cách thức đo lường tiến trình để hướng tới một mục tiêu lớn hơn.
2. Giải thích thuật ngữ
Cụ thể hoặc quan trọng. Điều quan trọng là sắp xếp các mục tiêu cụ thể của bạn phù hợp với sứ mệnh hoặc tầm nhìn của công ty. Các mục tiêu phải chi tiết để giúp công ty của bạn tập trung nỗ lực vào những gì bạn muốn hoàn thành trong bối cảnh sứ mệnh, mục tiêu hoặc tầm nhìn đã đặt ra.
Nếu nhiệm vụ của công ty bạn là cung cấp các mặt hàng thực phẩm an toàn, chất lượng cao cho khách hàng theo tiến độ, thì bạn có thể tạo các mục tiêu theo bối cảnh của mục tiêu đó.
Ví dụ, có lẽ bạn đã nhận được rất nhiều khiếu nạn của khách hàng về việc tìm nguyên liệu bên ngoài trong một dòng sản phẩm bạn làm. Giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng một mục tiêu cụ thể trong bối cảnh nhiệm vụ bạn đang thực hiện, bạn có thể đặt mục tiêu giảm phàn nàn về nguyên liệu bên ngoài trong khung thời gian đã đặt.
Đo lường, có ý nghĩa, hoặc động lực. Một mục tiêu phải được đo lường để có hiệu quả. Mục tiêu này tập trung vào việc thiết lập hệ thống để đo lường thành tích. Nếu bạn đặt mục tiêu giảm phàn nàn về nguyên liệu bên ngoài và phát hiện trong dòng sản phẩm, bạn sẽ không biết liệu có giảm số lượng khiếu nại mà không đo lường kết quả trong một khoảng thời gian không. Thiết lập một phép đo hiệu quả để giảm thiểu các khiếu nại sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc bạn có đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của mình và đạt được hiệu quả mong muốn hay không.
Ví dụ: Bạn có thể đo số lượng khiếu nại nhận được hàng tháng để theo dõi trong một thời gian. Nếu bạn nhận được chín đơn khiếu nại vào tháng 12 và sau đó chỉ có ba khiếu nại vào tháng 3, bạn sẽ thấy rằng những nỗ lực của mình đã được đền đáp.
Có thể đạt được, có thể thực hiện được, chấp nhận, đồng ý hoặc định hướng hành động. Kết quả bạn đang cố gắng để đạt được phải thực hiện được. Nếu bạn đặt mục tiêu vào kết quả mà bạn không thể đạt được, bạn sẽ gặp thất bại. Khu vực này tập trung vào hệ thống của bạn được thiết lập để đạt được mục tiêu và không phải là nó có thực tế hay không. Hệ thống của bạn có cho phép loại bỏ vật liệu lạ, chẳng hạn như hệ thống x-quang, sàng hoặc màn hình có để tìm vật liệu đó trong dòng sản phẩm của bạn không? Nếu hệ thống sản xuất của bạn không có phương pháp phát hiện hoặc loại bỏ nguyên liệu ngoài khỏi dòng sản phẩm của bạn, mục tiêu của bạn sẽ có thể không đạt được hoặc thực hiện được.
Thực tế, thích hợp, hợp lý, có trách nhiệm, hoặc định hướng được kết quả. Mục tiêu của bạn phải thực tế. Nếu bạn đặt mức giảm kết quả nguyên liệu ngoài để giảm khiếu nại thành 100%, bạn có thể sẽ thất bại vì chỉ cần một khiếu nại có thể phá vỡ mục tiêu của bạn. Số lượng thay đổi hoặc chuyển động trong mục tiêu của bạn phải phù hợp, thực tế và hợp lý, với một người được chỉ định chịu trách nhiệm đạt được kết quả cuối cùng. Thay đổi mong muốn sẽ có ý nghĩa và cho phép bạn vượt quá kết quả mong muốn của bạn.
Ví dụ, đặt mức giảm mong muốn đối với tài liệu nước ngoài ở mức giảm 25% cho phép bạn đạt được mức giảm hợp lý. Trong trường hợp này, nếu nhóm của bạn giảm 50%, thì bạn đã vượt xa mục tiêu của mình. Nhóm của bạn có thể hợp tác để đưa ra một mục tiêu thực tế.
Giới hạn thời gian, kịp thời, dựa trên thời gian hoặc có thể theo dõi. Cuối cùng, mục tiêu phải được ràng buộc bởi thời hạn hoặc ngày giới hạn để đo mục tiêu.
Nếu bạn không chỉ định thời hạn hoặc khoảng thời gian cụ thể, những nỗ lực sẽ tiếp tục không có kết thúc rõ ràng, khiến cho việc đo lường mục tiêu trở nên khó khăn hơn nhiều. Hầu hết các công ty đều có mục tiêu SMART cho từng năm dương lịch hoặc năm tài chính để phù hợp với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của họ. Bạn thậm chí có thể chia các mục tiêu thành các khung thời gian nhỏ hơn để tiến tới mức giảm 25% tổng thể. Mỗi quý, bạn có thể có mức giảm mong muốn ít nhất 10 phần trăm đối với các khiếu nại của khách hàng đối với nguyên liệu ngoài, do đó thúc đẩy công ty của bạn đạt được mức giảm 40 phần trăm hàng năm, trong trường hợp có một bộ phận nơi bạn chỉ có thể giảm năm phần trăm.
Sử dụng các mục tiêu SMART giúp bạn đạt được một hệ thống chất lượng và an toàn thực phẩm tập trung hơn, điều này dẫn đến việc tiết kiệm các tài nguyên quan trọng như thời gian, sản phẩm và tiền bạc. Làm cho hoạt động hiệu quả hơn cũng như làm giảm sự thất vọng từ nhân viên. Mục tiêu SMART giúp bạn chuyển từ một tổ chức phản ứng sang một tổ chức chủ động hơn.
Nguồn: Viện UCI
